La firma digitale nel processo di gestione documentale

Il processo di digital transformation in atto in tutto il mondo impone alle aziende una modernizzazione pratica e veloce.  Negli ultimi anni sempre più imprese hanno iniziato a comprendere tutti quei vantaggi che i vari strumenti tecnologici riescono ad apportare al proprio business aziendale, come la firma digitale. Questi strumenti riescono a far ottenere maggior efficienza e efficacia dei  processi all’azienda.

Nell’ottica di una dematerializzazione delle imprese sempre più diffusa, la gestione delle firme rappresenta uno dei tasselli portanti del processo di gestione documentale e di conservazione sostitutiva.

Per questo motivo è fondamentale una conoscenza approfondita di questa tipologia di firma. Vediamo quindi nel dettaglio in cosa consiste e come funziona, ma soprattutto perché scegliere DocuWare come supporto per la tua azienda.  

Firma autografa e firma digitale: le differenze

Le differenze tra firma autografa e firma digitale sono molte e profonde, soprattutto perché riguardano sia l’aspetto tecnico sia i risvolti legali. Vediamo le differenze.

La firma autografa è quella firma che viene apposta manualmente sul documento. In quanto la firma serve in generale ad attribuire la paternità di un determinato documento a chi lo sottoscrive – accettando e riconoscendo il contenuto – questa deve “provenire dalla propria mano” e indicare nome e cognome leggibile, il tutto compatibilmente con la propria calligrafia.

La caratteristica principale della firma elettronica è quella di fare a meno della carta stampata, basandosi invece su dati informatici. Questi dati possono essere trasmessi anche in via telematica. In questo caso si parla di “firma remota”. 

La legge definisce la firma elettronica in modo molto generico. In questo modo è possibile accogliere una varietà di soluzioni e strumenti anche molto diversi tra loro. La firma elettronica viene quindi definita come “l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”.

Essa si distingue in: 

• Firma elettronica semplice o debole;
• Firma elettronica avanzata;
• Firma elettronica grafometrica;
• Firma elettronica qualificata o firma digitale.

Firma digitale nella gestione documentale: come funziona?

La firma digitale è quindi un tipo particolare di firma elettronica, definita come qualificata e rafforzata nella sua efficacia probatoria. 

Il Codice dell’amministrazione digitale – il cosiddetto CAD – definisce tale firma come “basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici”.

È bene inoltre ricordare che solo questa tipologia di frima è equiparata dalla legge alla sottoscrizione autografa. La sua apposizione consente, infatti, di identificare in modo univoco colui che ha sottoscritto il documento. Così, anche la provenienza delle sue dichiarazioni risulta essere legalmente certa. La firma digitale fa quindi piena prova della provenienza delle dichiarazioni fino a querela di falso. 

Ma come funziona nella gestione documentale?

Capirlo è fondamentale in quanto la firma digitale rappresenta oggi uno dei tasselli chiave del processo di gestione documentale. In più, rende efficace il processo di gestione documentale essenziale. 

L’obiettivo è quello di fare in modo che il workflow documentale possa fluire velocemente e senza alcun ostacolo. Per questo la gestione delle firme deve essere flessibile, intuitiva, e compliant a quanto previsto da parte della legge. 

Innanzitutto la firma digitale deve: 

• Garantire la validità legale del materiale;
• Assicurare integrità e autenticità nel tempo ai documenti conservati.

Come rispettare la compliance con la firma digitale

La firma digitale si fonda su specifici certificati qualificati. Si tratta di attestati elettronici che consentono di collegare dati di convalida di una firma elettronica a una persona fisica. In questo modo viene confermato il nome o lo pseudonimo del firmatario. 

La firma elettronica deve essere creata utilizzando un apposito dispositivo di firma qualificato. Sono fondamentalmente strumenti elettronici del tutto rimovibili – come token, chiavette USB, smart card. Essi rendono possibile la sottoscrizione di un documento informatico attraverso la firma digitale. L’ultimo passaggio prevede infine che la firma venga sottoposta a un processo di convalida.

La procedura è estremamente rapida e può essere monitorata in ogni sua fase, e si conclude con l’archiviazione stessa del documento. In questo modo il documento potrà essere ricercato tramite ricerca testuale ed è conservato a norma in modo automatico, senza ulteriori adempimenti da parte dell’impresa.

La gestione delle firme nel processo documentale si conclude quindi con la fase di conservazione. Essa non è nelle mani dell’utente ma può essere svolto soltanto da prestatori di servizi fiduciari qualificati. Al fine di rispettare la compliance, è assolutamente indispensabile utilizzare tecnologie e procedure che siano capaci di estendere l’affidabilità della firma digitale al di là del cosiddetto periodo di validità tecnologica. 

Firma digitale: vantaggi

La firma digitale porta con sé tutta una serie di vantaggi per l’azienda, quali:

• Velocità e praticità: grazie a dispositivi e software per la firma digitale semplici ed intuitivi da utilizzare;
• Sicurezza: la firma digitale garantisce l’inalterabilità del documento firmato;
• Comodità: i documenti da firmare possono infatti essere inviati facilmente al mittente;
• Abbattimento dei costi di stampa, di spedizione e di archiviazione, oltre a quelli legati al consumo di carta. 

Come applicare la tua firma digitale con Docuware

Un buon software documentale non deve solamente attuare una gestione firme rapida e snella. Deve soprattutto garantire che la conservazione sostitutiva sia realizzata nel pieno rispetto della normativa.

Per questo motivo la miglior soluzione è rappresentata da DocuWare, dove potrai integrare tutti i tipi di firma elettronica in funzione del documento che devi firmare.

Con DocuWare puoi far firmare il documento a tutte le persone incaricate senza fare uscire il documento dal sistema documentale. Questo permette di risparmiare i costi della stampa e portare la tua azienda a essere più rispettosa dell’ambiente.

Questo sistema ti permette di apporre la firma digitale su tantissime tipologie di file:

• pdf;
• P7M;
• Word; 
• Exel; 
• email. 

DocuWare integra il processo di firma digitale all’interno dei tuoi flussi di lavoro. Puoi così creare delle regole automatizzate che si attivano nel momento in cui un utente ha applicato la propria firma elettronica a un documento,oppure per ricordargli di farlo entro un periodo determinato di tempo. I workflow associati alla firma digitale permettono all’azienda di ottimizzare i propri processi e ridurre i margini di errore dell’intero team.

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