Digitalizzazione dei processi aziendali: che cosa significa e come implementarla

La digitalizzazione dei processi aziendali rappresenta un concetto molto complesso, in quanto fa riferimento a molteplici aspetti, come quelli culturali, manageriali e organizzativi. Inoltre, va gestita in base alla tipologia stessa dell’azienda.

Oggi un numero sempre maggiore di aziende sta comprendendo quale sia l’importanza di rivedere le proprie strategie di business. Per questo motivo molte di loro si stanno avvicinando al fenomeno della digitalizzazione dei processi aziendali. Il tutto nell’ottica di ottimizzare l’efficacia di ogni attività e di coinvolgere di più il consumatore, rendendo in questo modo l’azienda capace di evolversi e di restare sempre un passo avanti ai propri competitor. 

In quest’ottica le tecnologie digitali risultano essere indispensabili per attuare questo profondo cambiamento per le aziende. Nonostante ciò, bisogna identificare quali siano le soluzioni migliori da adottare, quelle da cui partire e sviluppare, in modo da consolidare il proprio percorso di digital transformation. E’ qui che viene in soccorso il software DocuWare. In questo articolo analizzeremo le sue caratteristiche e come possa essere tutto ciò di cui hai bisogno per la digitalizzazione dei tuoi processi aziendali. 

Oggi, dunque, la digitalizzazione aziendale rappresenta una delle tante sfide che le imprese devono assolutamente affrontare. Ecco quindi come fare. 

Processo di digitalizzazione aziendale: che cos’è

In generale la Digital Transformation – o più semplicemente la trasformazione digitale in ambito aziendale – viene definita come quel cambiamento prodotto dall’applicazione trasversale ed efficace della tecnologia digitale a tutte le aree e a tutti i processi di un’organizzazione.

Più in particolare, con il termine digitalizzazione aziendale si indica l’utilizzo di tecnologie e di dati digitali al fine di ottimizzare il business, di trasformare i processi aziendali e di creare un ambiente all’interno del quale le informazioni sono al centro del sistema.

La digitalizzazione è quindi quel processo che permette a tutte le aziende di integrare le nuove tecnologie. Grazie a questa innovazione, l’azienda può migliorare in efficienza e abbattere costi e sprechi. 

Questa digitalizzazione si basa su vari elementi:

• Struttura IT aggiornata;
• Applicazioni digitali;
• Creazione e/o ottimizzazione della rete di informazioni e di tutti i processi in azienda;
• Raccolta, analisi e conservazione dei dati aziendali.

È bene sottolineare che la digitalizzazione aziendale è un processo che interessa tutta l’azienda. Questo dà vita al connubio perfetto tra la parte offline e la parte online dell’azienda stessa. Tutto questo è però possibile soltanto se l’azienda inizia ad investire in nuove tecnologie, in modo tale da sfruttare tutte quelle opportunità che sono offerte dall’era digitale.

Digital transformation: come implementarla in azienda

Il percorso di digitalizzazione dei processi aziendali è tanto importante quanto delicato da attuare. Digitalizzare questi processi vuol dire ripensarli e ridisegnarli, sfruttando quei moduli di automazione e controllo che al giorno d’oggi le moderne piattaforme tecnologiche garantiscono.

Al fine di implementare in azienda la digital transformation in modo efficace ed efficiente, devi seguire questi passaggi:

1. Analisi: innanzitutto dovrai analizzare tutti i tuoi processi di business, in modo tale da definire quali siano da digitalizzare.
2. Creare una strategia: non è in alcun modo possibile procedere alla digitalizzazione di un’azienda senza avere una strategia. Questa risulta essere fondamentale per evitare di incorrere in errori che potrebbero rovinare l’intero processo.
3. Sviluppare un modello di business digitale: per rendere la digitalizzazione del tutto operativa è, inoltre, assolutamente necessario trasformare il modello analogico di business dell’azienda in digitale. Pianificare questa transizione permette di assicurare una migliore riuscita del progetto.
4. Automazione: inizia a digitalizzare i processi. Ti consigliamo di iniziare da quelli più semplici, per poi proseguire ottimizzando quelli chiave. 
5. Monitora: monitora tutti i nuovi processi, usa le nuove soluzioni che hai introdotto in azienda e valuta se automatizzare altri flussi. 

Seguendo questi passaggi non solo riuscirai ad implementare la digital transformation all’interno dell’azienda, ma lo farai in modo assolutamente efficace e ottimizzando costi e risorse. 

Vantaggi della digital transformation 

La digitalizzazione dei processi aziendali porta con sé tutta una serie di vantaggi che altrimenti non sarebbero possibili all’interno dell’azienda.

Ecco i principali:

• Riduzione delle operazioni manuali: questo vuol dire meno errori, più tempo a disposizione per altre attività e anche riduzione dello stress;
• Maggiore sicurezza e tracciabilità dei dati;
• Rispetto delle norme vigenti in materia di gestione documentale;
• Riduzione della carta e abbattimento dei costi ad essa legati, oltre che una maggiore attenzione generale all’ambiente;
• Fluidità e condivisione delle informazioni;
• Gestione di grandi volumi di operazioni;
• Miglior servizio al cliente;
• Tracciabilità di tutte le operazioni e garanzia della corretta gestione di ogni attività aziendale.

Trasformazione digitale: come gestire i flussi documentali

Il primo passo per la digitalizzazione delle imprese riguarda la gestione dei flussi documentali, in particolare la gestione documentale digitale. 

I documenti rappresentano un elemento fondamentale per ogni azienda ed è importante che siano resi disponibili in modo immediato a tutti coloro devono utilizzarli. Impostare un sistema di gestione documentale digitale nella propria azienda vuol dire poter contare su un archivio tendenzialmente infinito contenente i documenti digitali indicizzati, archiviati e catalogati. In questo modo possono essere recuperati in modo rapido mediante chiavi di ricerca intuitive.

Possiamo quindi notare come il fenomeno della digitalizzazione dei documenti aziendali sia fortemente correlato a quello della digitalizzazione e dell’ottimizzazione dei processi aziendali. Risulta infatti complicato dare vita alla digitalizzazione dei processi aziendali se prima non si è intervenuti sulla struttura dei flussi informativi aziendali – se non si sono quindi dematerializzati i flussi documentali.  

I documenti prodotti in azienda sono parte fondamentale di ogni processo, capaci di alimentare concretamente il tuo business. Sostenerti in questo passaggio è il nostro obiettivo. Per questo abbiamo messo a disposizione il software di gestione documentale DocuWare. Non dovrai preoccuparti di incorrere in alcun errore. Questo software ti consentirà inoltre di ritrovare tutto il tempo perso a gestire tutti i tuoi documenti aziendali. 

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