Vantaggi economici di un software di gestione documentale

È ormai noto come oggi la rivoluzione digitale sia in atto in ogni settore. Questo cambiamento profondo ha travolto in modo capillare anche le aziende e la digitalizzazione dei processi interni è ormai diventata una priorità di imprese e privati.

I documenti all’interno di un’azienda contengono, infatti, informazioni e istruzioni che danno modo alla catena produttiva di poter proseguire. Non solo: permettono a ogni lavoratore di svolgere i propri compiti in modo efficace e più il flusso documentale aumenta, più aumentano anche le prestazioni dell’azienda e i suoi risultati. Gestirli in modo corretto diventa fondamentale per la realtà aziendale e apporta molti vantaggi.

Perché scegliere un software di gestione documentale

Le complessità derivanti dalla gestione dei documenti aziendali ha portato all’introduzione di sistemi che si occupano di gestione documentale, ovvero soluzioni software che vengono utilizzate principalmente per centralizzare, organizzare ed anche condividere i documenti in totale sicurezza. 

Inoltre, occorre sottolineare che all’aumentare della complessità delle procedure e delle normative, cresce anche la quantità di informazioni da gestire. Dotarsi di un sistema di gestione documentale diventa quindi fondamentale per ottimizzare la gestione di tutte le informazioni aziendali. I software hanno, infatti, la capacità di tenere traccia delle varie versioni del documento, delle eventuali modifiche apportate e di gestire procedure e flussi documentali – il cosiddetto workflow. Dotarsi di un software per la gestione documentale aiuta e guida l’utente in tutti questi passaggi. Per questo risulta essere una scelta vincente per tutta l’azienda.

I vantaggi legati all’introduzione della gestione documentale sono molti e concretamente misurabili. Una corretta gestione documentale consente, infatti, di risparmiare nel processo di gestione dei documenti, ma anche di governare efficientemente l’organizzazione e misurare il buon funzionamento delle attività operative. 

Alcuni di questi benefici si traducono in veri e propri vantaggi economici per l’azienda. Di seguito vediamo tutti i vantaggi economici legati a un software di gestione documentale.

Più produttività e meno costi

Innanzitutto bisogna sottolineare come la gestione documentale consente di ridurre il tempo necessario per reperire tutte le informazioni, per comprendere ciò che avviene all’interno dell’azienda e quali attività svolgere per essere più efficienti e spendere meno. 

Uno dei vantaggi di un software documentale è quello di evitare la duplicazione di documenti elettronici, come invece può accadere se si utilizzano documenti cartacei.  Raggiungere questo obiettivo vuol dire risparmiare tempo e risorse, soprattutto rispetto ad un approccio tradizionale. Utilizzare un software di gestione documentale ha quindi delle forti ripercussioni positive sul conto economico aziendale. 

Meno errori e non dispersione dei documenti archiviati

Errare è umano ed è una possibilità concreta quando i passaggi vengono fatti manualmente. Ma nelle odierne realtà aziendali il numero dei documenti da gestire è cresciuto in modo esponenziale, aumentando ancora di più il rischio di errori. 

A questo problema la risposta è l’automatizzazione. Automatizzando infatti i vari compiti e processi, è possibile eliminare gli errori riconducibili ad attività manuali. Inoltre, avendo tutti i dati a disposizione, vengono arginati anche rischi di dimenticanze o fraintendimenti nell’interpretazione di quanto succede in azienda. Questo si traduce in maggiore qualità del prodotto o servizio finale, e quindi minori costi per risolvere eventuali problemi.

Maggiore collaborazione tra i reparti aziendali 

Uno dei vantaggi fondamentali all’interno di una qualsiasi azienda è quella di favorire la diffusione di informazioni e del workflow documentale. Questo perché una condivisione rapida di informazioni consente di formare ed informare ogni singolo collaboratore velocemente. 

Un software di gestione documentale consente di organizzare i fascicoli documentali per rimanere sempre aggiornati su ogni evento aziendale e recuperare rapidamente i dettagli necessari. 

Ricorda che migliorare il posto di lavoro e creare un ambiente dinamico contribuirà al raggiungimento dei tuoi obiettivi come azienda. 

Approvazioni veloci

Digitalizzare un’azienda vuol dire anche prendere in considerazione la gestione da remoto dell’approvazione di documenti informatici. Tuttavia, questo è un aspetto delicato, per cui l’operazione deve essere svolta in modo semplice e sicuro. Digitalizzare il flusso di approvazione di documenti vuol dire gestire con una maggiore flessibilità i propri incarichi, ma anche risolvere le emergenze rapidamente, dare veloci riscontri a clienti e fornitori. Questo ti consente di risparmiare tempo e risorse.

Per fare ciò hai bisogno di un software di gestione documentale, che possa semplificare questa attività e ti garantisca di adeguarti correttamente alle normative in materia di gestione dei documenti informatici.

Un software di questo tipo ti permette inoltre di poter condividere il documento, scaricarlo, leggerlo e approvarlo in via telematica grazie alla firma digitale. Un bel risparmio!

Maggiore sicurezza

Il tema della sicurezza documentale può avere tante implicazioni. Sono diversi gli accorgimenti che come azienda o privato devi adottare affinché i documenti restino integri nel tempo, senza che nessuno possa alterarli o manometterli.

Un’attività di questo tipo è molto complessa e delicata, ma allo stesso tempo necessaria. Rendere la gestione documentale sicura è un’operazione che richiede tempo e denaro se non viene fatta correttamente.

Per questi motivi la soluzione ideale è quella di dotarsi di un sistema di gestione documentale, che ti farà risparmiare soprattutto in termini economici. Automatizzando infatti i processi di creazione, di condivisione e di conservazione documentale si possono governare tutti i flussi di documenti e si favorisce il controllo sull’archivio.

Inalterabilità del documento archiviato

Un altro aspetto fondamentale che come azienda e privato devi assolutamente considerare, è la possibilità che un documento – nel corso del tempo – possa essere modificato o alterato. 

Per evitare che questo accada – e soprattutto che si verifichino conseguenze anche sul piano economico – puoi utilizzare un sistema di gestione documentale. È proprio attraverso la gestione documentale che si riesce ad impedire l’alterazione e la modifica di tutte quelle informazioni che sono contenute nei documenti. Anche questo passaggio ti farà risparmiare tempo e risorse. 

Distruzione dei documenti a fine ciclo di vita (GDPR)

L’ultimo vantaggio che analizziamo riguarda la distruzione dei documenti a fine ciclo di vita. Un sistema di gestione documentale si occupa anche di distruggere – o anonimizzare – tutti quei documenti ormai giunti alla fine del proprio ciclo di vita. 

Ricorda che l’introduzione del recente GDPR (General Data Protection Regulation), ha portato anche ad un inasprimento delle sanzioni per i documenti non distrutti. Gestire questa incombenza è fondamentale per un’azienda che vuole non solo essere a norma, ma anche ottimizzare le proprie risorse. Utilizzare un sistema di gestione documentale vuol dire automatizzare questo procedimento consentendo un grande risparmio di tempo, oltre ad evitare di incorrere in penali.

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