Come i form digitali di Docuware semplificano firme e passaggi di consegna

I protocolli di handover (passaggio di consegna) o sign-off (approvazione finale) sono comuni in molteplici settori e attività aziendali. Che si tratti della consegna di un’auto a noleggio, del passaggio di un appartamento o delle ispezioni per il controllo qualità e sicurezza, è necessario registrare in modo preciso e dettagliato tutte le informazioni rilevanti. 

Con i form digitali di DocuWare, tutto questo può essere facilmente e completamente registrato, utilizzato nei flussi di lavoro o trasferito automaticamente a sistemi di terze parti.

Questa soluzione offre numerosi vantaggi, riducendo al minimo il lavoro manuale, migliorando la precisione dei dati e accelerando il processo complessivo. Scopriamo in dettaglio come i form digitali di DocuWare possano semplificare le operazioni di firma e passaggio di consegna.

Cosa sono i digital form di DocuWare

I digital form di DocuWare sono moduli elettronici progettati per semplificare e automatizzare la raccolta dei dati all’interno dei flussi di lavoro aziendali.

Questi moduli, accessibili tramite qualsiasi dispositivo, come laptop, tablet o smartphone, permettono di raccogliere informazioni in modo digitale, eliminando l’uso di supporti cartacei. I form digitali di DocuWare sono altamente personalizzabili e possono essere configurati per raccogliere dati specifici, a seconda delle necessità aziendali. 

Grazie alla possibilità di definire campi obbligatori e logiche di visualizzazione dinamica, i form possono adattarsi a diverse situazioni, assicurando che vengano raccolte tutte le informazioni necessarie senza rischio di errori o omissioni. Inoltre, i digital form possono essere facilmente integrati con i flussi di lavoro di DocuWare, consentendo una gestione più fluida dei dati raccolti e una maggiore efficienza operativa.

I digital form nel settore immobiliare 

Quando un inquilino è pronto per lasciare un appartamento, ci sono molti dettagli da registrare. Tra questi, la condizione dell’immobile, eventuali danni e le letture dei contatori di energia e acqua per la fatturazione basata sui consumi. In passato, tutto questo veniva registrato più volte su supporto cartaceo, ma oggi una società di gestione immobiliare può semplicemente utilizzare un unico form digitale DocuWare su un tablet.

Ad esempio, nel caso di un passaggio di appartamento, è possibile avere un form che consenta di registrare tutte le informazioni richieste, come la descrizione dei danni, solo se effettivamente presenti. L’opzione “Altri locali” permette di visualizzare campi aggiuntivi per altri ambienti. I campi obbligatori garantiscono che nessuna informazione venga dimenticata, migliorando l’efficienza e la completezza del processo.

5 vantaggi dei form digitali

L’adozione di form digitali nella gestione dei passaggi di consegna porta con sé numerosi benefici:

1. Versioni coerenti per tutti: non c’è rischio che vengano inseriti dati differenti, come può accadere con le versioni cartacee duplicate. I dati vengono registrati una sola volta e successivamente inviati a tutte le parti coinvolte, che ricevono il modulo compilato in formato PDF. Ciò garantisce che tutte le informazioni siano allineate e senza discrepanze.
2. Chiarezza e correttezza: è completamente eliminato il rischio di scritture o parti del testo poco leggibili. Questo è particolarmente utile quando i documenti devono essere ulteriormente elaborati o se si verificano controversie. Con i form digitali, l’errore umano dovuto a una scrittura illeggibile viene eliminato, rendendo il processo molto più fluido.
3. Completezza: i campi obbligatori assicurano che tutte le informazioni necessarie siano inserite correttamente. Non si corre il rischio di dimenticare un dettaglio importante che potrebbe compromettere il processo di passaggio o causare disguidi successivi.
4. Design intelligente: i form possono essere progettati in modo da visualizzare solo i campi necessari in fase di apertura. I campi che sono richiesti solo in determinati casi possono essere mostrati su richiesta, semplificando il processo e migliorando l’esperienza dell’utente.
5. Risparmio di tempo: i form compilati vengono immediatamente salvati nella cartella del progetto o del locatario e possono essere elaborati senza indugi. Nessuno deve aspettare che i documenti cartacei vengano consegnati o spediti per posta. L’intero flusso di lavoro diventa decisamente più rapido e snello.

Ancora più efficienza: integrazione nei sistemi di terze parti

I dati raccolti tramite i form digitali non devono restare confinati nel sistema di gestione documentale. In molti casi, queste informazioni sono necessarie anche in altri sistemi aziendali. Ad esempio, le letture dei contatori di energia e acqua devono essere trasferite in un sistema di reportistica delle spese. Con DocuWare, non è necessario digitare manualmente i dati o copiarli e incollarli. Utilizzando i flussi di lavoro di DocuWare, questa operazione viene eseguita automaticamente, risparmiando tempo e riducendo al minimo il rischio di errori.

DocuWare offre numerose opzioni di integrazione, inclusi webhook e web services, nonché la connessione di iPaaS connectors. Questo permette di automatizzare i trasferimenti di dati verso i sistemi di terze parti in modo fluido ed efficiente. Inoltre, se necessario, è possibile apportare modifiche rapide al form digitale, aggiungendo informazioni come la bolletta del gas senza complicazioni.

I form digitali DocuWare offrono una soluzione potente e versatile per semplificare i protocolli di firma e passaggio di consegna in azienda. Eliminando la gestione manuale dei documenti cartacei, è possibile aumentare la produttività, ridurre gli errori e accelerare i flussi di lavoro. Grazie alla loro progettazione intelligente e alla facilità d’uso, i form digitali sono uno strumento indispensabile per le aziende che vogliono migliorare l’efficienza e la precisione nella gestione dei dati.

Inoltre, con le opzioni di integrazione offerte da DocuWare, i dati raccolti tramite i form digitali possono essere trasferiti senza sforzo ad altri sistemi aziendali, rendendo il processo ancora più fluido. Che si tratti di un passaggio di appartamento, di un’ispezione di sicurezza o di un protocollo di firma, i form digitali di DocuWare sono una scelta ideale per chi cerca efficienza e precisione.