Classificazione documenti aziendali: una guida completa

Oggi il digitale ha assunto un ruolo predominante nella classificazione di documenti aziendali. Per garantire maggiore efficienza e economicità dei processi aziendali, l’uso della carta è stato ormai in gran parte sostituito dell’uso dei documenti informatici. Essi vengono elaborati attraverso strumenti telematici e analogamente classificati.

Ciascuna azienda deve essere in grado di gestire e conservare la documentazione che produce e di cui è destinataria. Questa gestione avviene sulla base di principi archivistici generali, oltre che su specifiche norme per la documentazione amministrativa.

Questo tema potrebbe risultare particolarmente complesso, ma niente paura. Qui potrai trovare facilmente tutte le informazioni di cui hai bisogno per classificare i tuoi documenti aziendali in maniera corretta. Vediamo come. 

Classificazione documenti aziendali: che cos’è

La classificazione dei documenti aziendali viene definita come un’attività di organizzazione di tutti i documenti correnti – ricevuti, spediti, interni – di un soggetto produttore, che siano cartacei o informatici, protocollati o non.

Il tutto si svolge secondo uno schema logico articolato di voci che identificano funzioni, attività e materie specifiche del soggetto, in relazione ai processi e alle attività dell’AOO (Area Organizzativa Omogenea), un insieme di Unità Organizzative Responsabili che usufruiscono in modo omogeneo e coordinato, degli stessi servizi per la gestione dei flussi documentali.

La classificazione dei documenti è prevista dall’art. 46 del Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (DPR 445/2000), che rende più agevole l’identificazione e la tracciabilità all’interno dell’ente.

I due principali strumenti utili all’individuazione e all’archiviazione dei documenti sono:

1. Il titolario di classificazione, mediante il quale ogni documento ricevuto e prodotto viene catalogato; 
2. Il fascicolo, che rappresenta la modalità principale di aggregazione dei documenti all’interno dell’archivio. 

Come funziona la classificazione di documenti aziendali

Il piano di classificazione, o titolario, consiste in uno schema generale di voci logiche e stabilite in modo uniforme, che risponde alle funzioni – e non alla struttura organizzativa – del soggetto produttore e articolate in modo gerarchico. Lo scopo del titolario è quello di gestire la sedimentazione dei documenti secondo modalità e regole che rispecchiano le specifiche funzioni del soggetto produttore.  

Insieme al repertorio dei fascicoli, la classificazione permette di: 

• Organizzare tutti i documenti secondo uno schema logico, il tutto con riferimento ai processi (missione) e alle attività (competenze) svolte dall’AOO; 
• Applicare i criteri di trasparenza favorendo la reperibilità del documento rispetto ai macro-processi e processi aziendali, o al funzionigramma aziendale oppure all’argomento e ai contenuti.

Un sistema di classificazione è inoltre caratterizzato da:

• Autonomia, rispetto all’organigramma aziendale perché quest’ultimo può variare nel tempo; 
• Stabilità, legata alla missione e ai processi dell’AOO e non al suo apparato burocratico e organizzativo; 
• Staticità, che deve quindi essere valutata in rapporto alla effettiva stasi delle norme che regolano le attività dell’AOO.

Le attività di classificazione e di fascicolazione in base al titolario rendono possibile il recupero dei documenti e la consultazione dell’archivio, secondo le stesse modalità con cui i documenti sono stati ordinati. Mediante la classificazione, infatti, si assegna al documento il codice completo dell’indice di classificazione – titolo e classe- e l’eventuale numero di fascicolo. Le operazioni di classificazione vengono svolte totalmente dalle UOP/UOR destinatarie/istruttori di atti.

Fascicolazione documenti: come farla correttamente

È bene ricordare sempre che in un sistema di gestione e tenuta dei documenti ciò che conta non è il documento in sé, ma l’insieme di tutte le relazioni che quel documento ha con gli altri. 

La classificazione e la fascicolazione dei documenti sono gli strumenti che nel sistema documentale consentono il rispetto del vincolo archivistico, favorendo la sedimentazione stabile dei documenti prodotti e acquisiti dall’AOO nel corso delle proprie attività. L’operazione di fascicolazione, sia nel caso di documenti in entrata, in uscita o interni, deve essere effettuata, su proposta del Responsabile del relativo procedimento, dalle UOP (è l’Unità Operativa Protocollante, che rappresenta una struttura o una risorsa abilitata alla protocollazione e alla gestione dei flussi documentali). 

Che cos’è un fascicolo?

Secondo una definizione tradizionale, il fascicolo è l’insieme ordinato di documenti, che si riferiscono – in modo stabile – a uno stesso affare o procedimento amministrativo, a una stessa materia oppure a una stessa tipologia. Essa si forma durante il corso delle attività amministrative dell’ente, con lo scopo di riunire tutti i documenti utili allo svolgimento di tali attività a fini decisionali o informativi. 

Ogni fascicolo è individuato attraverso i seguenti elementi:

• Anno di istruzione; 
• Numero di fascicolo, ovvero un numero sequenziale all’interno della classe del titolario, con cadenza annuale; 
• Oggetto, cioè una stringa di testo che descrive l’affare e/o il procedimento.

È bene sottolineare che l’archivio può essere costituito da fascicoli per procedimento amministrativo – contenenti tutti i documenti ricevuti, inviati o interni che si riferiscono lo stesso procedimento amministrativo – e fascicoli per serie documentale, in cui aggregare documenti della stessa tipologia.

Archiviazione dei fascicoli elettronici

L’adozione di strumenti di gestione documentale collegati o no con il protocollo informatico ha portato alla creazione dei cosiddetti fascicoli elettronici. Quest’ultimi contengono al loro interno uno o più documenti informatici definiti dall’art. 1 del CAD come “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. 

Il fascicolo elettronico porta con sé tutti i vantaggi derivanti dalla gestione documentale digitale. In più semplifica e ottimizza i workflow interni, comportando una sostanziale riduzione dei costi derivanti da un’archiviazione inefficiente o errata. Non solo: la dematerializzazione e/o digitalizzazione dei documenti garantiscono una disponibilità ovunque e dovunque dei file. In questo modo si elimina il rischio di perdere o di avere difficoltà a trovare documenti importanti legati alla propria azienda. 

Software gestione documentale: tutti i vantaggi

Un sistema di gestione documentale è una soluzione software utilizzata per organizzare, centralizzare e condividere i documenti in totale sicurezza. 

Ad oggi, conviene davvero dotarsi di un software di gestione documentale? Assolutamente sì!

All’aumentare della complessità di procedure e normative, cresce anche la quantità di informazioni da gestire. Un software di gestione documentale consente innanzitutto di risparmiare nel processo di gestione dei documenti, di governare l’organizzazione all’insegna dell’efficienza e di misurare il buon funzionamento delle attività operative, in modo tale da intervenire immediatamente laddove si verifichino problemi che possano ripercuotersi sui risultati finali. 

In sintesi, ecco quali sono i vantaggi: 

• Più produttività e meno costi: i software consentono di abbreviare il tempo necessario per reperire le informazioni e comprendere ciò che avviene all’interno dell’azienda. Inoltre permette di risparmiare tempo e risorse rispetto ad un approccio tradizionale;
• Riduzione degli errori: utilizzando software si evitano errori tipici di un’attività manuale;
• Maggiore velocità di adeguamento alle normative: i software di gestione documentale più evoluti permettono il trattamento dei dati dell’azienda in piena conformità alla legislazione in vigore;
• Favorisce la diffusione delle informazioni e la collaborazione interna;
• Digitalizzazione aziendale.

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