Integrazione DocuWare e Gmail: come passare all’autenticazione OAuth per una maggiore sicurezza

In un mondo sempre più connesso, la sicurezza delle comunicazioni aziendali è una priorità assoluta. Le email, in particolare, rappresentano un canale essenziale per lo scambio di informazioni sensibili, motivo per cui è cruciale proteggerle con metodi di autenticazione avanzati. 

Con i nuovi requisiti di Google, DocuWare ha aggiornato le opzioni di integrazione della posta elettronica, introducendo il sistema di autenticazione OAuth2 per Gmail e altri servizi di posta SMTP e IMAP. Questa innovazione non solo risponde alle normative più recenti, ma offre anche una protezione aggiuntiva contro l’accesso non autorizzato.

In questo articolo, vediamo il passaggio a OAuth2 per Gmail e come configurare questa autenticazione in DocuWare, oltre a descrivere come funziona l’Email Management di DocuWare per la gestione efficiente e sicura delle email aziendali.

Perché l’autenticazione OAuth2 è ora essenziale per Gmail e altri sistemi di posta

Per migliorare la sicurezza dell’integrazione tra DocuWare e i servizi di posta elettronica come Gmail, è stata introdotta l’autenticazione OAuth2, che soddisfa anche i nuovi requisiti di Google per garantire l’accesso ai propri servizi in modo più sicuro. 

Fino a poco tempo fa, DocuWare permetteva l’accesso a Gmail e ad altri servizi SMTP o IMAP tramite l’autenticazione di base (Basic Authentication), che prevedeva l’uso di una combinazione di nome utente e password. Tuttavia, Google ha progressivamente abbandonato questo metodo per servizi come Gmail Workspace, privilegiando invece OAuth2, una tecnologia che riduce i rischi di compromissione.

Con OAuth2, l’accesso avviene senza condividere direttamente le credenziali, ma tramite un token che garantisce il consenso all’applicazione e l’accesso protetto. Questa modifica è particolarmente importante perché l’autenticazione di base è stata indicata come obsoleta da molti provider, tra cui Google, a causa della vulnerabilità che comporta. Di seguito, esploreremo come configurare OAuth2 per i sistemi di posta SMTP e IMAP integrati in DocuWare.

Autenticazione per sistemi di posta SMTP

Questa nuova opzione consente agli utenti di configurare la connessione SMTP dei propri account Gmail o Office365 in modo più sicuro, utilizzando il metodo di autenticazione avanzato.

Procedura per configurare OAuth2 per i sistemi SMTP

Per passare all’autenticazione OAuth2, accedi alla configurazione DocuWare e apri il componente dedicato ai servizi di posta elettronica (Mail Services). Qui seleziona il tipo di autenticazione “Sending” (Invio) e attiva l’opzione “Usa Autenticazione OAuth per SMTP” (Use SMTP OAuth Authentication). Con questa opzione, la trasmissione delle email in uscita avviene in modo sicuro e conforme alle nuove politiche di Google.

Ricorda che l’autenticazione di base rimane disponibile per chi utilizza altri servizi SMTP compatibili, ma per Gmail e Office365 è consigliabile effettuare il passaggio a OAuth2, per evitare problemi di accesso o interruzioni nel servizio di posta.

Autenticazione per servizi di posta IMAP

Analogamente, anche per i servizi di posta IMAP DocuWare ha supportato per anni l’autenticazione di base. Tuttavia, dal 2024 Google non consentirà più l’accesso tramite questo metodo e richiederà l’uso di OAuth2 per Gmail Workspace. DocuWare ha quindi aggiornato la propria offerta per supportare OAuth2 come alternativa più sicura, mentre l’autenticazione di base resterà disponibile per altri provider IMAP che continuano a utilizzarla.

Configurare OAuth2 per i sistemi IMAP

Per configurare OAuth2 per l’autenticazione IMAP, apri la configurazione di DocuWare, vai al componente Mail Services e seleziona il tipo “Receiving” (Ricezione). Qui, attiva l’opzione “Usa Autenticazione OAuth per IMAP” (Use IMAP OAuth Authentication). In questo modo, potrai ricevere la posta in modo sicuro e conforme alle normative.

Per completare la configurazione OAuth per IMAP, sarà inoltre necessario creare un’app client OAuth all’interno del proprio account Google Cloud Console o Microsoft Azure. Questa applicazione servirà a gestire le autorizzazioni di accesso per DocuWare, garantendo che il sistema possa utilizzare i token OAuth per comunicare con Gmail o altri servizi di posta elettronica compatibili.

Che cos’è l’Email Management in DocuWare e come funziona?

L’Email Management in DocuWare è uno strumento avanzato che permette di gestire le email aziendali all’interno di un sistema centralizzato e sicuro. Questa funzionalità consente di archiviare automaticamente le email e gli allegati in arrivo, associandoli ai documenti rilevanti già presenti nell’archivio aziendale o creando nuove schede per le informazioni inedite. 

Grazie a questa integrazione, le email non rimangono isolate nei client di posta personali, ma diventano accessibili a tutti i collaboratori autorizzati, migliorando la comunicazione interna e la tracciabilità delle informazioni.

In termini pratici, l’Email Management permette di organizzare, indicizzare e ricercare le email con estrema rapidità, ottimizzando i flussi di lavoro. Gli utenti possono utilizzare filtri e tag per categorizzare le email, semplificando l’archiviazione e la consultazione. DocuWare consente inoltre di impostare regole di automazione per smistare automaticamente le email in specifiche cartelle o progetti, riducendo il carico di lavoro manuale e gli errori di archiviazione. Le aziende che implementano questo sistema notano una significativa riduzione dei tempi di ricerca delle informazioni e un miglioramento della collaborazione tra i team.

Vantaggi della transizione a OAuth2 per l’Email Management in DocuWare

L’adozione di OAuth2 per l’autenticazione nelle connessioni di posta elettronica è un passo cruciale per la sicurezza dell’Email Management. Poiché DocuWare utilizza ora OAuth2 per accedere ai sistemi di posta elettronica, è possibile proteggere meglio i dati sensibili trasmessi via email. Questo è particolarmente rilevante per aziende che gestiscono informazioni riservate e devono rispettare le normative sulla protezione dei dati personali.

L’autenticazione OAuth2 riduce il rischio di accessi non autorizzati alle caselle di posta, poiché l’accesso è mediato da token temporanei che scadono e si rinnovano automaticamente, senza la necessità di memorizzare o condividere le password. Questo significa che, anche se un token viene compromesso, la sua validità limitata nel tempo riduce il rischio di accesso prolungato.

L’integrazione tra DocuWare e Gmail tramite OAuth2 rappresenta un aggiornamento necessario per mantenere al sicuro i sistemi di posta elettronica aziendali e rispondere alle nuove normative in tema di autenticazione. L’Email Management in DocuWare diventa così non solo più sicuro, ma anche più efficiente, grazie alla capacità di archiviare e gestire le email aziendali in modo centralizzato e organizzato. Con questa integrazione, le aziende possono garantire una comunicazione interna più fluida e un accesso alle informazioni semplificato per tutti i membri del team, senza compromettere la sicurezza dei dati aziendali.