6 consigli per ottimizzare gli elenchi di risultati in DocuWare

Ottimizzare l’uso degli elenchi di risultati in DocuWare è essenziale per migliorare l’efficienza e la gestione dei documenti. 

In questo articolo, esploreremo sei consigli pratici per personalizzare e utilizzare al meglio queste liste, consentendo agli utenti di trovare rapidamente le informazioni necessarie e di gestire i dati in modo più efficace. 

Dai metodi di visualizzazione alle opzioni di ordinamento e filtraggio, scopri come sfruttare al massimo le funzionalità di DocuWare per migliorare il tuo workflow quotidiano.

Perché gli elenchi di risultati sono importanti

I risultati di ricerca in DocuWare rappresentano un elemento cruciale per la gestione efficiente dei documenti all’interno di un’organizzazione.

Consentono di accedere rapidamente alle informazioni necessarie, organizzare i dati in modo chiaro e strutturato, e semplificare il processo decisionale. La capacità di visualizzare, ordinare e filtrare i risultati consente agli utenti di trovare esattamente ciò di cui hanno bisogno senza perdere tempo, migliorando così la produttività e l’efficienza. 

Inoltre, la personalizzazione delle liste dei risultati in base alle esigenze specifiche degli utenti rende l’interfaccia più intuitiva e adatta ai diversi flussi di lavoro. In un contesto lavorativo in cui il tempo è una risorsa preziosa, l’efficacia dei risultati di ricerca può fare una grande differenza.

1. Cambia vista

Di default, gli elenchi dei risultati vengono visualizzati in modalità tabella, che mostra una lista di termini di indice per tutti i documenti trovati. 

Se i tuoi documenti sono visivamente diversi e preferisci una presentazione più visuale, puoi passare alla vista miniatura, scheda indice o testo. Tutte includono una miniatura della prima pagina.

2. Ordina i risultati secondo le necessità

Puoi facilmente ordinare le voci negli elenchi dei risultati secondo le tue necessità: per esempio, per azienda, per visualizzare i documenti relativi a un cliente; per data di scadenza, per vedere i documenti più urgenti in cima; o per stato, per avere una buona panoramica di ciò che è in lavorazione.

Indipendentemente dal tipo di visualizzazione, puoi usare le due frecce accanto alle opzioni di visualizzazione per scegliere in base a quali criteri di indice ordinare i documenti. In modalità tabella, puoi ordinare semplicemente cliccando sull’intestazione di una colonna.

3. Filtra i risultati

Se l’elenco dei risultati contiene troppi elementi, puoi filtrare per valori specifici per restringere i risultati senza dover tornare indietro e iniziare una nuova ricerca.

Ecco come fare: clicca sull’intestazione di una colonna in modalità tabella, verrà visualizzata un’icona di filtro. Clicca su di essa per inserire il filtro aggiuntivo. Questo ti offrirà le stesse opzioni disponibili per l’inserimento dei termini di ricerca.

Queste opzioni di filtro sono disponibili per i campi di testo dalla versione 7.3 di DocuWare e per intervalli di date/numeri dalla versione 7.4.

4. Vedi tutte le funzioni

Gli elenchi dei risultati contengono molte funzionalità, alcune delle quali si riferiscono a singoli documenti o a gruppi di documenti, altre all’intero elenco. Clicca con il tasto destro su un documento selezionato per aprire il menu contestuale.

Qui troverai alcune delle funzionalità di base necessarie per la gestione dei documenti: invio, modifica delle voci di indice, recupero del link al documento, eliminazione, richiesta di invio e molto altro.

A seconda dei diritti e delle licenze, le funzionalità possono variare. Cliccando sui tre puntini, puoi anche aprire il menu con le funzioni relative all’intero elenco dei risultati, come ad esempio “Salva ricerca come lista”.

5. Riordina e nascondi colonne

Gli elenchi dei risultati contengono più colonne di quelle necessarie o non sono ordinate nel modo migliore per il tuo lavoro? Poiché ogni persona ha compiti o preferenze diverse, gli elenchi dei risultati possono essere ulteriormente personalizzati. 

Con pochi clic, puoi ottimizzare la tua interfaccia di lavoro e mantenere solo le cose più urgenti o necessarie direttamente in vista.

Ecco come fare: nel menu principale del client DocuWare, accedi a “Profilo & Impostazioni”, clicca sulla scheda “Ricerche” e scorri fino a “Elenchi dei risultati”. Clicca sull’icona del più davanti all’elenco dei risultati desiderato per visualizzare i campi/colonne inclusi. Nascondi le colonne che non ti servono cliccando sull’icona dell’occhio. Usa il drag and drop per cambiare l’ordine delle colonne.

6. Definisci le funzionalità dell’elenco dei risultati (per amministratori di archivi documentali)

Gli amministratori di archivi documentali possono definire esattamente quali funzioni sono disponibili per gli utenti in ogni elenco dei risultati. 

Inoltre, è possibile mostrare le due o tre funzionalità più utilizzate per un accesso diretto come pulsante nella parte superiore di un elenco dei risultati. Per team diversi con esigenze diverse, puoi creare l’interfaccia utente ottimale per ciascuno, e fornire i risultati con una vista ottimizzata. 

Le funzionalità degli elenchi dei risultati possono essere utilizzate solo nei limiti dei diritti complessivi dell’archivio documentale. Ad esempio, se un elenco dei risultati contiene la funzione “Elimina”, solo gli utenti con i diritti di eliminazione possono utilizzarla.