Integrare gestione documentale e fatturazione elettronica: perché è una scelta strategica

L’integrazione tra gestione documentale e fatturazione elettronica si sta rivelando una scelta strategica fondamentale per le aziende di ogni dimensione.

Questa integrazione non solo ottimizza i processi interni, ma porta anche a miglioramenti significativi in termini di efficienza operativa, riduzione dei costi e conformità normativa. 

Vediamo insieme perché integrare un software di gestione documentale con un sistema di fatturazione elettronica è una scelta strategica.

Come funziona l’integrazione tra gestione documentale e pagamento elettronico?

L’integrazione tra gestione documentale e pagamento elettronico rappresenta un passo avanti significativo nella gestione aziendale moderna, consentendo un flusso di lavoro più fluido ed efficiente. 

Il processo inizia con l’incorporazione del pagamento direttamente nel flusso documentale, grazie a un workflow intelligente che collega il sistema ERP (Enterprise Resource Planning) con il sistema di gestione della fatturazione elettronica.

Quando una fattura elettronica viene ricevuta, i dati rilevanti, come importo, data di scadenza e dettagli del fornitore, vengono estratti automaticamente e inseriti nel sistema ERP. Questo elimina la necessità di inserire manualmente i dati, riducendo significativamente il rischio di errori. Il sistema ERP verifica poi la quadratura contabile, confrontando i dati della fattura con quelli presenti nel sistema per assicurarsi che siano corretti e completi.

Una volta completata questa verifica, il sistema ERP fornisce le informazioni necessarie per attivare il pagamento. A questo punto, invece di dover accedere a un’interfaccia bancaria separata per effettuare il pagamento, il sistema stesso gestisce l’intera transazione finanziaria. Questo è possibile grazie all’integrazione diretta con il sistema bancario o attraverso soluzioni di pagamento elettronico integrate.

Inoltre, l’integrazione tra gestione documentale e pagamento elettronico permette di gestire in modo efficiente anche le eccezioni, come le fatture contestate o i pagamenti parziali. Il sistema può essere configurato per gestire automaticamente queste situazioni, notificando agli utenti eventuali problemi e suggerendo le azioni correttive appropriate.

Fatturazione elettronica in DocuWare

DocuWare offre soluzioni avanzate per la fatturazione elettronica, integrando tutte le fasi del processo in un flusso di lavoro automatizzato ed efficiente.

Ecco come funziona la fatturazione elettronica in DocuWare:

1. Ricezione della fattura elettronica: la fattura elettronica può essere ricevuta in diversi formati (PDF, XML, ecc.) tramite e-mail, upload diretto nel sistema o integrazione con altre piattaforme ERP. DocuWare cattura automaticamente questi documenti e li archivia in un repository centrale.
2. Estrazione e verifica dei dati: utilizzando tecnologie di OCR (Optical Character Recognition) e intelligenza artificiale, DocuWare estrae automaticamente i dati rilevanti dalle fatture, come numero della fattura, data, importo, dettagli del fornitore e condizioni di pagamento. Questi dati vengono poi verificati rispetto alle informazioni esistenti nel sistema ERP per assicurare la loro accuratezza.
3. Workflow di approvazione: le fatture estratte vengono inserite in un flusso di lavoro di approvazione personalizzabile. Gli utenti designati ricevono notifiche e possono approvare, rifiutare o richiedere ulteriori informazioni direttamente all’interno del sistema. Ogni azione viene tracciata, garantendo una completa auditabilità del processo.
4. Integrazione con il sistema ERP: una volta approvate, le fatture vengono integrate automaticamente nel sistema ERP dell’azienda. DocuWare si integra con i principali sistemi ERP, facilitando l’aggiornamento delle registrazioni contabili senza la necessità di input manuale.
5. Preparazione e esecuzione del pagamento: dopo l’integrazione con l’ERP, il sistema genera automaticamente le disposizioni di pagamento, che possono essere eseguite direttamente dal sistema ERP o tramite un’interfaccia bancaria integrata. DocuWare assicura che tutte le informazioni di pagamento siano precise e complete, riducendo il rischio di errori.
6. Archiviazione e accesso ai documenti: tutte le fatture e i relativi documenti di supporto vengono archiviati in DocuWare in modo sicuro e organizzato. Gli utenti possono accedere facilmente a questi documenti tramite ricerche rapide, utilizzando parole chiave o filtri specifici. La piattaforma offre anche funzionalità di compliance, assicurando che i documenti siano conservati secondo le normative vigenti.
7. Monitoraggio e reporting: DocuWare fornisce strumenti di monitoraggio e reporting che permettono di tenere traccia delle fatture in ogni fase del processo. Gli utenti possono generare report dettagliati sulle fatture ricevute, approvate, pagate e sulle eventuali eccezioni, permettendo una gestione proattiva delle finanze aziendali.

L’integrazione dei sistemi di gestione documentale, come DocuWare, con i processi di fatturazione elettronica, consente alle aziende di automatizzare e semplificare il flusso di lavoro relativo alle fatture.