Come i digital form di Docuware semplificano i passaggi di consegne e la firma di documenti

 

I protocolli di consegna o di firma sono comuni in molti tipi di aziende e paesi. È evidente, ad esempio, quando si affitta un’auto o un appartamento oppure durante le ispezioni di qualità e sicurezza. 

Con i moduli web di Docuware, tutte queste informazioni possono essere registrate in modo semplice e completo, utilizzate nei flussi di lavoro o trasferite automaticamente a sistemi di terze parti.

Se un processo richiede la raccolta degli stessi dati più volte, un modulo web è lo strumento perfetto. È possibile accedervi comodamente da qualsiasi luogo, da un computer portatile, da un tablet o da un telefono cellulare, e anche firmare elettronicamente, se necessario.

Che cos’è un form digitale

Un form digitale è un modulo o un documento che può essere compilato e inviato elettronicamente tramite un dispositivo come un computer o uno smartphone. 

Questi moduli possono essere utilizzati per scopi vari, come la raccolta di informazioni da parte di utenti o clienti, la presentazione di domande, la registrazione di dati, la compilazione di sondaggi e molto altro ancora. 

I form digitali semplificano il processo di raccolta di informazioni eliminando la necessità di moduli cartacei e consentendo un’elaborazione più efficiente e immediata dei dati raccolti.

Come funziona Docuware Forms

 

DocuWare Forms consente di creare moduli flessibili e utili basati sul Web senza bisogno di programmazione. 

Potete utilizzare campi di testo, caselle di controllo, caselle a discesa, input da calendario, upload di file e altro ancora per acquisire informazioni precise e sicure. Inoltre, tutti i moduli sono sicuri e ottimizzati automaticamente per i dispositivi mobili.

DocuWare Forms consente di controllare il posizionamento, le etichette e altro ancora, il tutto configurato tramite un’interfaccia drag and drop estremamente intuitiva. Non è necessaria alcuna programmazione né assistenza informatica.

Digital form per reparto acquisti

Per ogni richiesta, l’utente compila un modulo con informazioni quali la descrizione della merce, il fornitore, la quantità e il costo. 

Il documento d’ordine viene quindi generato e archiviato in DocuWare, dove viene instradato attraverso tutte le fasi, dall’approvazione all’ordine fino al pagamento. 

Oltre alla bolla di consegna e alla fattura, alla transazione viene sempre assegnato un documento d’ordine.

Digital form per reparto Human Resources 

Quando un nuovo dipendente entra a far parte di un’organizzazione, un membro del team delle risorse umane compila un unico modulo per acquisire le informazioni sul dipendente.

Questo attiva il workflow in altri reparti: gli acquisti ordinano le attrezzature d’ufficio; l’IT imposta un indirizzo e-mail e l’accesso alla rete; i team di formazione iscrivono i dipendenti ai loro programmi; le paghe creano un nuovo conto.

Digital form per settore immobiliare

Quando un inquilino sta per lasciare l’appartamento, ci sono molte informazioni da registrare. 

Le condizioni o i danni alla proprietà in affitto e le letture dei contatori dell’elettricità e dell’acqua per la fatturazione basata sui consumi sono solo alcune delle cose da registrare. Invece di registrare tutto in duplice copia su carta, una società di gestione immobiliare può semplicemente utilizzare un unico modulo Docuware su un tablet.

Esempio di protocollo di consegna di un appartamento fornito come modulo web: i campi per la descrizione del danno vengono visualizzati solo se presenti (1). L’opzione “Altre stanze” visualizza i campi aggiuntivi per altre stanze (2). I campi obbligatori impediscono di dimenticare le informazioni (*).

 

5 vantaggi dei form digitali di Docuware

I form digitali offrono una serie di vantaggi significativi rispetto ai tradizionali moduli cartacei. 

Ecco cinque vantaggi dei form digitali:

1. Accessibilità e convenienza: i form digitali possono essere compilati e inviati da qualsiasi luogo con accesso a Internet e da qualsiasi dispositivo, come computer, smartphone o tablet. Questa flessibilità consente agli utenti di completare i moduli in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, riducendo la dipendenza dalla presenza fisica o dalla consegna postale.
2. Riduzione dei costi e dell’impatto ambientale: eliminando la necessità di stampare e distribuire moduli cartacei, i form digitali contribuiscono a ridurre i costi di produzione e spedizione, oltre a minimizzare l’impatto ambientale associato alla produzione di carta e alla gestione dei rifiuti.
3. Maggiore precisione e coerenza: i form digitali possono essere progettati con campi obbligatori e regole di validazione dei dati, garantendo che le informazioni fornite siano complete e corrette. Inoltre, l’uso di opzioni predefinite e menu a discesa può ridurre gli errori di immissione dei dati, garantendo una maggiore coerenza nelle risposte.
4. Automazione e integrazione: i dati inseriti nei form digitali possono essere automaticamente elaborati, archiviati e integrati con altri sistemi aziendali o software, riducendo la necessità di inserimento manuale dei dati e migliorando l’efficienza complessiva dei processi aziendali.
5. Tracciabilità e audit trail: i form digitali consentono di tracciare facilmente chi ha compilato il modulo, quando è stato compilato e quali modifiche sono state apportate, fornendo un audit trail completo. Questo può essere prezioso per fini di conformità normativa, monitoraggio delle attività e risoluzione delle dispute.

 

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