Migliora la contabilità e accelera i processi con Docuware Forms

Docuware Forms è una componente fondamentale del sistema di gestione documentale Docuware, progettata per semplificare e ottimizzare la raccolta di dati e informazioni all’interno di un’organizzazione. 

Grazie alle nuove e versatili funzioni di calcolo delle tabelle di Docuware Forms, è possibile soddisfare meglio le esigenze di contabilità e accelerare i processi.

Che cos’è Docuware Forms

Docuware Forms è uno strumento versatile e potente che consente agli utenti di creare, distribuire e gestire moduli elettronici personalizzati per la raccolta di dati strutturati in modo efficiente e affidabile.

Una delle caratteristiche distintive di Docuware Forms è la sua flessibilità nella progettazione dei moduli. Gli utenti possono creare moduli completamente personalizzati utilizzando un’interfaccia intuitiva basata su drag-and-drop. Questo permette loro di configurare facilmente campi di input, caselle di controllo, menu a discesa e altri elementi per raccogliere le informazioni necessarie in modo preciso e dettagliato. Inoltre, Docuware Forms supporta l’aggiunta di logica condizionale e regole di validazione per garantire l’integrità e l’accuratezza dei dati raccolti.

Una volta creati, i moduli possono essere distribuiti in modo flessibile all’interno dell’organizzazione. Gli utenti possono accedere ai moduli tramite un’interfaccia web sicura da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, consentendo una facile compilazione e invio delle informazioni richieste. Docuware Forms supporta anche la distribuzione tramite link condivisibili, e-mail o incorporamento in pagine web esistenti, offrendo una gamma di opzioni per raggiungere gli utenti in modo efficace.

La raccolta dei dati attraverso Docuware Forms è altamente efficiente e automatizzata. Una volta che un utente ha compilato e inviato un modulo, i dati vengono immediatamente acquisiti dal sistema Docuware e possono essere elaborati in tempo reale. Questo elimina la necessità di inserire manualmente i dati raccolti nei sistemi aziendali, riducendo gli errori e migliorando l’efficienza complessiva dei processi aziendali.

Inoltre, Docuware Forms offre funzionalità avanzate di gestione e monitoraggio dei moduli. Gli amministratori possono monitorare lo stato dei moduli in tempo reale, visualizzare i dati raccolti e generare report dettagliati sull’utilizzo e le prestazioni dei moduli. Questo fornisce una panoramica completa delle attività di raccolta dati e consente agli utenti di identificare rapidamente eventuali problemi o aree di miglioramento.

Come Docuware Form aiuta il reparto contabilità

In Docuware Forms è ora possibile eseguire calcoli tra colonne numeriche all’interno di una tabella, aggregare somme di colonne in più tabelle e utilizzare altri campi numerici del modulo e numeri fissi per costruire formule.

Caso d’uso: rapporto spese di viaggio

Vediamo quali sono le nuove possibilità di calcolo automatico utilizzando come esempio le note spese di viaggio. 

 

Questi sono i calcoli alla base:

• Dettagli di viaggio: per ogni voce inserita dal collega, il prezzo unitario viene moltiplicato per la quantità per ottenere il prezzo totale.
• Chilometraggio: per ogni distanza percorsa, il rimborso viene calcolato moltiplicando il numero di chilometri per una tariffa fissa, in questo esempio 0,7 euro al chilometro.
• Totale voci di rimborso: per questo campo viene generata la somma delle voci della colonna “Prezzo totale” della prima tabella.
• Totale chilometraggio: in questo campo viene visualizzata la somma delle voci della colonna Totale (euro) della seconda tabella.
• Totale da richiedere: qui si ottiene la somma dei calcoli 3 e 4.

I calcoli automatici sono vantaggiosi sia per il dipendente che compila il modulo sia per il personale contabile. Il richiedente ottiene direttamente i risultati dei calcoli, mentre i contabili risparmiamo tempo prezioso ed evitano la possibilità di errori nei calcoli.

Inoltre, poiché tutti i valori calcolati possono essere utilizzati come voci di indice, possono anche indirizzare la richiesta di rimborso delle spese di viaggio durante il processo. Ad esempio, se il totale è superiore a 1.000 euro, la richiesta di rimborso viene automaticamente inoltrata non solo al manager per l’approvazione, ma anche alla persona appropriata del reparto risorse umane. 

Come impostare la configurazione dei calcoli

Per prima cosa, è necessario effettuare il calcolo all’interno di una tabella. Si comincia con la creazione di una tabella con più colonne numeriche. 

Nella finestra di dialogo Calcoli di campo, fare clic su “Aggiungi nuovo”, quindi scegliere “Calcolo tabella” e selezionare la tabella specifica in cui si desidera creare la formula.

 

In queste formule è possibile utilizzare colonne della tabella e valori fissi. Il calcolo può utilizzare solo elementi della stessa tabella e visualizzare il risultato in tale tabella.

Nell’area di disegno si può notare un segnaposto che indica il nome della formula e che serve a indicare che il risultato della formula apparirà qui. Nel modulo pubblicato, i compilatori non potranno interagire con la colonna dei risultati. 

 

 

Calcolo del modulo

Il calcolo all’interno di una tabella non è sufficiente per coprire la nota spese di viaggio. Potrebbe essere necessario indicizzare la somma della colonna o utilizzare il valore per altri scopi. 

Una volta impostate tutte le colonne essenziali della tabella e i campi numerici del modulo, è sufficiente spostarsi su “Aggiungi nuovo” > “Calcolo modulo” per accedere al costruttore di formule. 

 

Nell’interfaccia del costruttore di formule, troverete un intero elenco di campi numerici e somme di colonne numeriche come elementi della formula. È possibile organizzare la formula in modo semplice trascinando e rilasciando questi elementi nello spazio della formula. Ricordate di selezionare un campo numerico specifico per visualizzare il risultato del calcolo; così facendo, il campo numerico scelto verrà automaticamente configurato come di sola lettura. 

 

 

Questa nuova estensione può apportare molta varietà ai vostri moduli. Come mostra l’esempio precedente, la creazione della formula: “Somma colonna*1” dovrebbe consentire agli utenti di presentare automaticamente la somma della colonna esterna alla tabella in un campo numerico. Ciò facilita notevolmente il processo di indicizzazione e apre la possibilità di utilizzare questo valore in altre formule.