Digitalizzare ciclo passivo delle fatture con Docuware

Nell’era della digitalizzazione, le aziende stanno includendo sempre di più gli strumenti della digital transformation per ottimizzare le proprie operazioni finanziarie. Un aspetto cruciale di questo processo è la digitalizzazione del ciclo passivo delle fatture.

Ciclo attivo e passivo aziendale: significato

Il ciclo attivo e passivo di un’azienda riflette il flusso di operazioni finanziarie legate alle vendite, alla raccolta dei crediti, agli acquisti e al pagamento dei debiti. Nel ciclo attivo, l’azienda inizia con la vendita di beni o servizi ai clienti, emette fatture e successivamente riceve i pagamenti dai clienti. L’obiettivo è accelerare il processo di incasso per ridurre il periodo medio di riscossione dei crediti.

D’altra parte, nel ciclo passivo, l’azienda acquista beni o servizi dai fornitori, riceve le fatture e successivamente effettua i pagamenti per saldare i debiti. L’obiettivo è gestire al meglio la liquidità aziendale, estendendo, se possibile, il periodo di pagamento.

Una gestione efficace di entrambi i cicli è essenziale per mantenere la salute finanziaria dell’azienda, garantire una liquidità adeguata e massimizzare il capitale circolante.

Dematerializzare il ciclo attivo

Una volta che abbiamo capito in cosa consiste il ciclo attivo, bisogna adesso capire in cosa consiste la sua dematerializzazione. All’interno del ciclo attivo la dematerializzazione documentale consente di gestire in modo efficace e semplice tre importanti aree operative:

• Ordine;
• Consegna;
• Fatturazione.

Così facendo l’azienda riesce a esaudire rapidamente tutte le varie richieste dei clienti, oltre a rispondere alle sue necessità in tempi brevi.

Dematerializzare il ciclo passivo 

L’efficienza aziendale si traduce in costi aggiuntivi, mentre razionalizzare il ciclo passivo e automatizzare i processi di scambio documentale e di comunicazione vuol dire godere di innumerevoli vantaggi.

Ecco quali sono i principali:

• Eliminazione degli errori di trasmissione;
• Riduzione dei tempi dei pagamenti;
• Facilità e rapidità di accesso alle informazioni e ai dati.
• Riduzione dei tempi di fatturazione passiva.

L’importanza di digitalizzare il ciclo passivo fatture 

La fattura elettronica ha rappresentato il primo grande passo verso una completa digitalizzazione dei processi documentali, spinto dagli obiettivi di semplificazione e trasparenza.

Ricorda che dal 1° Gennaio 2022 la Legge di Bilancio 2021 ha imposto l’obbligo della trasmissione dell’esterometro in formato XML a SdI, da comunicare entro il giorno 15 del mese successivo rispetto a quando si è ricevuta la fattura fornitore.

Tale operazione è possibile soltanto attraverso l’adozione di un approccio strutturato che sia in grado di garantire dei vantaggi concreti rispetto agli approcci cartacei tradizionali. Questo obiettivo può essere raggiunto facendo ricorso ad adeguati strumenti IT.

Innanzitutto una gestione strutturata e full digital del ciclo passivo fatture deve poter implementare alcune fondamentali funzioni. Ecco quali:

• Utilizzo di workflow;
• Agevolazione della registrazione delle fatture;
• Integrazione dei documenti con il sistema gestionale;
• Facile accesso ai documenti e possibilità di utilizzare le informazioni;
• Classificazione e archiviazione in un unico repository di tutti i documenti.

Stiamo parlando di quelle funzionalità tipiche che tendono a caratterizzare un sistema di gestione documentale avanzato e che è in grado di supportare efficacemente l’area amministrativa.

Come gestire in modo efficiente il ciclo passivo fatture 

Una gestione efficiente del ciclo passivo fatture passa necessariamente dall’adozione di software di gestione documentale in quanto dotati di funzionalità che consentono agli uffici amministrativi di velocizzare i propri processi. Vediamo alcune di queste funzioni:

• In caso si verificassero errori, il software di gestione documentale notifica l’anomalia all’azienda o all’esterno dell’organizzazione, richiedendo poi le azioni correttive direttamente al fornitore;
• Raffronta automaticamente le informazioni della fattura ricevuta con i dati contabili che sono a disposizione - come ad esempio entrate delle merci e ordini – e restituisce una serie di risultati predisponendo il documento alla sua contabilizzazione automatica;
• Estrae dalla fattura tutti i dati al fine di arrivare a una completa contabilizzazione.

La creazione del fascicolo documentale rappresenta quindi la base operativa su cui agire.

Contattaci se vuoi sapere come ottimizzare e dematerializzare il tuo ciclo attivo e passivo aziendale. Il nostro team di esperti è sempre pronto a rispondere a ogni tuo dubbio o domanda. 

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