Contabilità fornitori: controllo automatico degli errori e matching delle fatture con Docuware

La convalida dei dettagli delle fatture in arrivo per la loro registrazione è una delle tante attività di routine quotidiane del reparto contabilità fornitori. Con un flusso di lavoro completamente digitalizzato per l’elaborazione delle fatture, è possibile ridurre al minimo o eliminare del tutto le attività manuali che richiedono molto tempo e risorse in azienda.

Automatizzare il workflow contabilità con Docuware

Un flusso di lavoro digitale in DocuWare può automatizzare e semplificare l’abbinamento di una fattura con l’ordine e la bolla di consegna corrispondenti, consentendo di pubblicare una fattura al momento giusto. Inoltre, il flusso di lavoro può verificare se tutti i dettagli della fattura sono corretti. 

Quando una fattura viene acquisita in DocuWare, l’Intelligent Indexing – la tecnologia di crowd-learning basata sull’intelligenza artificiale – estrae tutti i dati chiave necessari per l’elaborazione, come il nome del fornitore, l’ID, il numero di fattura, il totale parziale, le imposte e l’importo totale.

Una volta archiviata la fattura, per convalidare la fattura, il sistema conferma che si tratta di un fornitore valido, controlla che non vi siano numeri di fattura duplicati, confronta con gli ordini di acquisto e le bolle di consegna e ricalcola gli importi. In questo modo, non ci saranno più pagamenti doppi o in eccesso.

Corrispondenza rapida per le fatture ripetitive

Per le fatture ripetitive, come il costo mensile del caffè o l’affitto di un ufficio, è possibile depositare le pre-approvazioni con una soglia di valore specifica impostata nel sistema. Se il flusso di lavoro identifica una fattura di questo tipo, non sono necessarie convalide o approvazioni manuali. È sufficiente fare clic su Conferma per scrivere una transazione di registrazione.

Corrispondenza automatica con Three Way Match di Docuware

L’approvazione per la registrazione funziona anche quando il flusso di lavoro trova un ordine di acquisto e una consegna corrispondente per una nuova fattura. Ad esempio, per i fornitori consolidati in cui la fattura viene letta correttamente e non ci sono scostamenti rispetto all’importo dell’ordine di acquisto, la fattura passerà dall’acquisizione iniziale all’approvazione e di nuovo alla registrazione e al pagamento senza alcun intervento manuale.

Elaborazione rapida anche in caso di non conformità

Talvolta, le fatture non fanno sempre riferimento ad un ordine di acquisto, le bolle di accompagnamento non sono sempre disponibili o semplicemente una fattura non è corretta. 

Nel caso in cui una fattura non superi la Three Way Match di Docuware o vengano identificati errori come potenziali duplicati o importi errati, il reparto contabile riceve un compito di convalida. A questo punto si hanno le seguenti opzioni:

1. Una fattura non supera la corrispondenza a tre ma tutti i dettagli sono corretti: basta confermare e assegnare la fattura a uno o più centri di costo appropriati nella fase successiva. 
2. Il flusso di lavoro ha identificato dettagli errati, come un potenziale duplicato o importi errati: occorre decidere se il processo deve essere terminato, se i dati possono essere corretti, se è necessario richiedere una nuova fattura al fornitore o se la fattura viene rifiutata. Un’e-mail standard vi aiuterà a contattare il fornitore per una risoluzione rapida ed efficiente.

La fattura presente nell’immagine, ad esempio, non è corretta. Il flusso di lavoro ha identificato un importo totale troppo alto e il contabile può richiedere immediatamente una nuova fattura.

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