Docuware e Intelligenza Artificiale: come funziona l’Intelligent Indexing

Nelle aziende l’inserimento manuale dei dati rallenta processi e workflow: la digitazione dei dati, infatti, è lenta, soggetta a errori e impossibile da scalare in modo efficiente. Per le organizzazioni, in cui la produttività è importante, è necessario automatizzare l’acquisizione dei campi di dati chiave da carta, PDF e altri documenti scansionati.

DocuWare Intelligent Indexing identifica istantaneamente le informazioni più preziose di un documento e le converte in dati altamente strutturati e utilizzabili. Vediamo come funziona.

Intelligent Indexing: come funziona l’AI di Docuware

La tecnologia di apprendimento automatico dell’Intelligent Indexing di Docuware ricorda ogni documento e le correzioni di indicizzazione effettuate, per cui ogni acquisizione aumenta la velocità, la precisione e l’affidabilità dello strumento. Dopo pochi documenti, l’acquisizione è automatizzata e continua. Poiché l’Intelligent Indexing utilizza il feedback di più utenti, migliora con l’uso, diventando sempre più veloce.

Anche se le fatture, i contratti e molti altri documenti nascono su carta, DocuWare Intelligent Indexing esegue una scansione semplice dei termini chiave e li converte in dati strutturati e indicizzati, utilizzabili e ricercabili. L’Intelligent Indexing aiuta le aziende di tutte le dimensioni a elaborare i documenti non standardizzabili, come le fatture in entrata e le bolle di consegna che hanno un aspetto diverso a seconda del fornitore.

Con l’Intelligent Indexing si elimina il lavoro ripetitivo e dispendioso in termini di tempo, liberando i dipendenti che possono concentrarsi su progetti molto più produttivi. Inoltre, è uno strumento semplice e facile da implementare e usare:

• Correzioni semplici: basta cliccare con il mouse sui termini corretti nel documento
• I termini di indice suggeriti sono visualizzati con colori semaforici che ne rappresentano il grado di certezza
• Il tool apprende costantemente dai feedback e dagli input precedenti per produrre ogni volta risultati migliori
• Cloud altamente scalabile: prestazioni e risultati ottimali indipendentemente dal volume dei dati

Consigli per ottimizzare l’Intelligent Indexing di Docuware

1. Durante il processo di mappatura, è fondamentale garantire una corrispondenza precisa tra le varie tipologie di campo:

• Testo di Intelligent Indexing = Campo di testo DocuWare
• Data di Intelligent Indexing = Campo contenente la data di DocuWare
• Campo numerico di Intelligent Indexing = Campo numerico di DocuWare

1. È preferibile lavorare su un singolo archivio quando si utilizza Intelligent Indexing. Per i cassetti condivisi da più utenti, è essenziale configurare correttamente la finestra di dialogo per l’archiviazione durante la fase iniziale di configurazione del cassetto.
2. La mappatura dei campi deve rimanere uniforme per tutti i cassetti. Tale mappatura sarà poi impiegata per l’inserimento dei documenti in un archivio specifico.
3. Occorre evitare modifiche alle impostazioni di mappatura in seguito. È consigliabile pianificare attentamente l’assegnazione dei campi durante la fase di archiviazione.
4. È possibile utilizzare Intelligent Indexing per archiviare i file in diversi archivi. Quando documenti simili devono essere archiviati in cartelle diverse, è cruciale assicurarsi che il punto di riferimento assegnato a ciascun documento sia coerente. Inoltre, la mappatura all’interno delle singole caselle di posta deve essere uniforme per ciascuna finestra di dialogo, e i campi devono essere compilati adeguatamente.

In conclusione, DocuWare Intelligent Indexing esegue una scansione semplice dei termini chiave e li converte in dati strutturati e indicizzati, utilizzabili e ricercabili.

L’Intelligent Indexing aiuta le aziende di tutte le dimensioni a elaborare i documenti non standardizzabili, come le fatture in entrata e le bolle di consegna che hanno un aspetto diverso a seconda del fornitore.

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