Digital contract management con Docuware: una panoramica completa

Quando un’azienda cresce rapidamente, è possibile che il team si ritrovi a gestire più contratti con diversi fornitori, partner e clienti. Senza la digitalizzazione, questo può portare a confusione, errori e ritardi, rendendo difficile mantenere la coerenza e il controllo.

L’automazione del flusso di lavoro, la migliore ricercabilità e l’archiviazione sicura che la gestione dei documenti di Docuware offre aiutano ad affrontare questa sfida e molte altre legate alla moderna gestione dei contratti. Il contract management digitale di Docuware accelera ogni fase, dall’avvio del contratto alla creazione di un accordo firmato. Inoltre, non avrete più problemi a tenere traccia di metriche chiave come la conformità, le date di rinnovo e la spesa. In questo modo potrete prendere decisioni informate e ridurre al minimo i rischi.

Contract management: come gestire i contratti in modo efficiente 

Il contract management è il processo di gestione, pianificazione e monitoraggio di tutti gli aspetti relativi ai contratti aziendali, dalla fase di negoziazione e stipulazione fino alla scadenza o alla conclusione del contratto. Questa disciplina è essenziale per garantire che i contratti siano rispettati, che le relazioni con i fornitori siano efficaci e che le aziende ottengano il massimo valore dai contratti.

Dato l’elevato numero di contratti che le aziende hanno, è spesso difficile tenere traccia dei vari termini, dei periodi di pagamento e di cancellazione. Quando deve essere stipulata l’assicurazione di responsabilità civile aziendale? Entro quale termine deve essere rinegoziato il contratto di leasing per il parco veicoli? E quando è necessario rivedere i vari contratti di consulenza per poterli rinnovare o rescindere in tempo, se necessario?

Inoltre, i documenti necessari per la gestione dei contratti vengono solitamente elaborati da diversi reparti di un’azienda, quindi sono spesso archiviati in luoghi diversi e non sempre facilmente reperibili. Con DocuWare è possibile gestire i contratti in modo efficiente e nel pieno rispetto delle linee guida GDPR.

DocuWare: workflow fluidi ed efficienti

Grazie alle funzionalità di gestione dei contratti di DocuWare, è possibile gestire ed elaborare i contratti in modo semplice da tutti i reparti e i cicli contrattuali, tenendoli sempre sotto controllo. I flussi di lavoro digitali garantiscono che tutti i processi relativi ai contratti siano perfettamente coordinati e funzionino come un orologio svizzero. Grazie all’archiviazione centralizzata, i vostri documenti possono essere recuperati in tutta l’azienda 24 ore su 24 e con la semplice pressione di un tasto. I reminder contrattuali integrati, inoltre, assicurano inoltre che non siate mai in ritardo con le scadenze di pagamento o di cancellazione.

Contract management di Docuware: tutti i vantaggi

• Riduzione dei tempi di ricerca 

Indipendentemente dal numero di reparti coinvolti in un determinato processo, dal momento tutti i documenti rilevanti per il contratto sono archiviati centralmente in DocuWare, la ricerca porta sempre al documento giusto; sia che la ricerca venga effettuata utilizzando la maschera di ricerca che la struttura delle cartelle.

• Sempre in tempo per pagamenti o scadenze

Che si tratti di una revisione del contratto, di uno sblocco dei pagamenti o di una risoluzione, con l’aiuto degli avvisi sui contratti, riceverete una notifica tempestiva non appena un contratto si avvicina alla scadenza o richiede un’azione di modifica. Questo può avvenire direttamente tramite la funzione di elenco o, se non lavorate quotidianamente con DocuWare, tramite notifica via e-mail. 

• Massima trasparenza

Grazie al controllo automatico delle versioni, è sempre possibile vedere chi ha apportato quali modifiche a un documento e quando poiché ogni modifica del documento viene salvata automaticamente come nuova versione. Ciò significa che tutte le fasi di lavoro e le modifiche apportate a un documento possono essere monitorate anche a posteriori.

• Elaborazione digitale dei contratti 

Negli ultimi anni in cui lo smart working si è diffuso sempre di più, è molto utile che DocuWare sia disponibile per il lavoro da remoto con documenti 100% digitali o digitalizzati. In questo modo non è importante da dove si lavora: al contrario, i flussi di lavoro digitali si integrano automaticamente in ogni parte del mondo.