Integrare DocuWare nel gestionale dell’azienda: qualche esempio pratico

Hai bisogno di integrare un flusso continuo di informazioni tra applicazioni, reparti e team? 

Ciò è possibile grazie all’integrazione flessibile e sicura di DocuWare: questo software di gestione documentale, infatti, funziona alla perfezione all’interno degli ecosistemi IT aziendali, integrandosi con 500 applicazioni differenti, tra e-mail, portali di team, CRM, ERP, sistemi HR, software di proprietà e molto altro ancora.

iPaaS Make di Docuware

Che si tratti di interfacce speciali come Connect to Outlook, di integrazione tramite configurazione con Smart Connect o di programmazione personalizzata tramite integrazione URL o API REST, DocuWare offre un’ampia gamma di opzioni di integrazione. 

In particolare, se si ha la necessità di integrare DocuWare Cloud con un CRM, un ERP, una soluzione HR o un’altra applicazione, è possibile utilizzare la piattaforma iPaaS Make – un sistema modulare e molto versatile. iPaaS è l’acronimo di “Integration Platform as a Service” (piattaforma di integrazione come servizio) e si riferisce a servizi basati su cloud con i quali è possibile collegare un’ampia varietà di applicazioni provenienti da ambienti cloud e on-premise. La comunicazione e lo scambio di dati tra queste applicazioni avviene tramite la piattaforma. Oltre a DocuWare Cloud, Make offre attualmente più di 1000 applicazioni che possono essere collegate tra loro per automatizzare i processi end-to-end e aiutare i programmi a dialogare tra loro.

Il grande vantaggio è che non è necessario programmare: per le varie applicazioni sono disponibili i cosiddetti “endpoint”, che vengono semplicemente concatenati tra loro. 

Integrare Docuware nel reparto contabilità e bilanci

Facciamo un esempio: nel reparto contabilità è stata appena approvata una fattura. Per una fattura approvata in DocuWare, il workflow si connette automaticamente a un servizio web e trasferisce i dati a Make. La piattaforma di integrazione genera un record contabile in QuickBooks e poi trasmette le informazioni da QuickBooks a DocuWare. 

Inoltre, in DocuWare viene apposto un timbro sul documento. In questo modo l’utente di DocuWare può vedere direttamente che il record della transazione è stato creato in QuickBooks.

Integrare Docuware nel CRM 

Per quanto riguarda il reparto CRM e generazione contratti, si gestiscono le potenziali opzioni di vendita in un sistema di gestione dei clienti come, ad esempio, Teamleader. 

Quando un affare viene chiuso, lo stato viene impostato su “Chiuso” in Teamleader. In base al nuovo stato, viene avviato un flusso di lavoro per la creazione di contratti in DocuWare: i dati del cliente da Teamleder vengono trasferiti alla piattaforma, i modelli di contratto corrispondenti alla trattativa vengono cercati e scaricati in DocuWare, i dati del cliente vengono inseriti e i contratti completati vengono archiviati in DocuWare. In questo modo, i contratti vengono archiviati in modo conforme alla legge in pochissimo tempo e sono pronti per essere consegnati al nuovo cliente.

Integrazione di Docuware in azienda: tutti i vantaggi

L’integrazione di Docuware in azienda comporta una serie di vantaggi alle diverse aree di un’impresa, dalle vendite alla contabilità, fino alla gestione delle risorse umane. 

Ecco alcuni esempi:

• CRM per rafforzare le relazioni con i clienti: quando si comunica con potenziali clienti, partner e clienti, ogni secondo è importante. Integrando Docuware, è garantito un accesso efficiente alle informazioni direttamente da Microsoft Dynamics o da qualsiasi altro sistema CRM, nel pieno rispetto delle linee guida sulla protezione dei dati.
• ERP per accelerare i processi finanziari: è possibile trasferire i dati di elaborazione delle fatture a Sage, QuickBooks, SAP, Microsoft Dynamics e altri sistemi ERP e gestire i documenti contabili nello stesso ambiente.
• Software HR per digitalizzare completamente tutti i processi: grazie a Docuware, è possibile combinare gli strumenti per la gestione delle risorse umane, le buste paga e altre aree correlate alle risorse umane con registri dei dipendenti, moduli e flussi di lavoro digitali per trasformare le risorse umane in un team flessibile.

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