Intelligent indexing di Docuware senza errori in un click

L’inserimento manuale di dati e informazioni spesso rallenta notevolmente i processi aziendali. La digitazione, infatti, è lenta, soggetta a errori e impossibile da scalare in modo efficiente. È necessario, dunque, automatizzare l’acquisizione dei campi di dati chiave da carta, PDF e altri documenti scansionati.

Lo strumento One Click Indexing di DocuWare è ideale per rendere questo processo altamente efficiente e veloce, assegnando termini di indice durante l’archiviazione: la digitazione manuale di nomi lunghi o combinazioni di numeri, infatti, viene sostituita in pochissimo tempo. 

L’indicizzazione con un solo clic è uno strumento standard di DocuWare Viewer che consente di acquisire anche le sequenze più complesse di caratteri e numeri come valori di indice, il tutto in modo corretto e senza alcuna fastidiosa digitazione. Scopriamolo insieme!

Docuware Intelligent Indexing: che cos’è

L’Intelligent Indexing di DocuWare acquisisce automaticamente i dati più importanti dai documenti scansionati e li utilizza per riempire i campi dell’indice.  Esegue la scansione dei documenti e individua le informazioni chiave, come il tipo di documento, il nome dell’azienda, il numero di riferimento, la data e così via, e salva il documento con queste informazioni “etichettate”.  

Quando un utente effettua una ricerca, ad esempio, per il 2023, tutti i documenti memorizzati con quell’anno come tag appariranno nei risultati della ricerca. È possibile restringere ulteriormente il campo di ricerca cercando due criteri, quali “fattura” e “2023”, e appariranno tutte le fatture archiviate nel 2023. Non è più necessario fare clic su più cartelle di rete o cercare tra i file cartacei.

Inoltre, l’Intelligent Indexing di DocuWare diventa tanto più preciso quanto più viene utilizzato. La tecnologia di apprendimento automatico ricorda ogni documento e le eventuali correzioni apportate all’indicizzazione. Questo aumenta la velocità e l’affidabilità migliorando qualsiasi processo per cui viene utilizzato.

Indicizzazione con un clic: ecco come funziona

Non appena si fa clic su un termine in un documento aperto in DocuWare Viewer, questo viene automaticamente inserito nel campo attivo della finestra di dialogo dell’archivio. Il cursore passa quindi automaticamente al campo di indicizzazione successivo della finestra di dialogo dell’archivio, in modo da poter trasferire immediatamente il termine successivo con un altro clic. 

È possibile accettare più termini, ad esempio nome e cognome contemporaneamente, selezionandoli tenendo premuto il tasto sinistro del mouse. Tenendo premuto il tasto [Ctrl], è anche possibile selezionare parole, date e sequenze di numeri in diversi punti del documento e trasferirli di conseguenza in un campo indice.

One Click Indexing: rendi più efficienti i processi aziendali

One Click Indexing è una funzione standard di DocuWare. Per sapere se è stata attivata, i termini vengono evidenziati a colori non appena si sposta il puntatore del mouse su un documento aperto nel viewer. In caso contrario, è sufficiente attivare la funzione nella barra degli strumenti del visualizzatore tramite l’icona ABC.

L’indicizzazione con un clic funziona non solo nella finestra di dialogo dell’archivio, ma anche quando si modificano o si integrano i termini dell’indice per un documento già archiviato e con i campi compilabili nelle attività del flusso di lavoro. Anche gli importi e le singole voci di fattura nei campi delle tabelle possono essere inseriti facilmente con un clic.

Anche le proprietà del file visualizzate nel piè di pagina del visualizzatore possono essere trasferite rapidamente a un campo indice. Il nome del file, il tipo e la data sono aree cliccabili.

In conclusione, DocuWare Intelligent Indexing esegue una scansione semplice dei termini chiave e li converte in dati strutturati e indicizzati, utilizzabili e ricercabili.

L’Intelligent Indexing aiuta le aziende di tutte le dimensioni a elaborare i documenti non standardizzabili, come le fatture in entrata e le bolle di consegna che hanno un aspetto diverso a seconda del fornitore.