Automazione workflow contabilità fornitori con DocuWare: come funziona

Automazione workflow contabilità con DocuWare: è possibile? 

CFO e direttori finanziari sono da tempo consapevoli dei vantaggi dell’automazione della contabilità fornitori. Consentono tempi di ritardo inferiori, maggiore precisione e costi di personale ridotti. 

In questo articolo andiamo a vedere 6 motivi per cui i vantaggi dell’automazione dovrebbero interessare il CEO dell’azienda. 

 

Come coinvolgere il CEO con questa nuova tecnologia

Il personale addetto alla contabilità può incontrare una serie di ostacoli quando cerca di convincere il resto dell’azienda ad accettare i vantaggi dell’automazione della contabilità fornitori. Oltre alle limitazioni generali del budget, questi ostacoli possono includere: 

• I vantaggi non sembrano rilevanti a livello aziendale:  l’adozione della gestione dei documenti e dell’automazione della contabilità fornitori può essere importante per il reparto contabilità, ma i dirigenti potrebbero non vedere in che modo l’automazione AP avvantaggia l’azienda nel suo complesso;
• Riluttanza ad intraprendere una nuova iniziativa:  il CEO potrebbe essere riluttante a promuovere una nuova iniziativa che allontani i dipendenti dai processi cartacei esistenti. Ad esempio, se i dirigenti anticipano la resistenza dei dipendenti sulla base dell’esperienza precedente, possono evitare di accettare cambiamenti di processo che non sembrano assolutamente necessari;
• Scopo poco chiaro per il tempo risparmiato:  il valore di migliorare l’efficienza potrebbe sembrare ovvio, ma il CEO vuole vedere come si sviluppa questo guadagno di efficienza. Se i vantaggi dell’automazione della contabilità fornitori includono il risparmio del tuo dipartimento per un certo numero di ore, prevedi che i dipendenti assumano mansioni aggiuntive o ridurresti il ​​personale per risparmiare denaro per l’azienda?  

Sebbene i vantaggi dell’automazione AP diretta siano di solito sufficienti da soli a giustificare il costo di una soluzione di gestione dei documenti, la realtà politica nella maggior parte delle organizzazioni è che questo di solito non è sufficiente. Quando si propone un sistema di gestione dei documenti per il reparto contabilità, è importante mostrare in che modo questo strumento avrebbe un impatto sui reparti dell’azienda e sui suoi dirigenti.

 

6 motivi per cui i vantaggi dell’automazione AP dovrebbero interessare il CEO

Rapporti con i fornitori migliorati

Il mancato pagamento di fornitori e fornitori è un modo sicuro per mettere a dura prova tali rapporti. L’importanza di buone relazioni con i fornitori di solito ha molto senso per la gestione delle aziende di medie dimensioni, a seconda della gestione della supply chain e di quanto la tua azienda fa affidamento sulla qualità e sulla velocità dei tuoi fornitori. La maggior parte delle organizzazioni considera ora la gestione delle relazioni con i fornitori come una priorità strategica fondamentale e pagare i fornitori in modo ordinato è una parte fondamentale di queste relazioni.

 

Risparmia denaro grazie a un’elaborazione più rapida

Molti fornitori offrono sconti per pagamenti anticipati del 2% o 3%. Con un sistema inefficiente, potrebbero essere necessarie settimane per instradare e approvare le fatture per il pagamento, facendoti perdere questi risparmi. Se i tuoi fornitori offrono sconti sui pagamenti anticipati, questo è un modo semplice per mostrare ai dirigenti i vantaggi in termini di costi dell’automazione della contabilità fornitori. 

 

Stabilire un punto di partenza per iniziative più ampie di Business Process Transformation

I dirigenti di solito sono desiderosi di rendere un’azienda più efficiente e moderna e sostituire la carta per la gestione dei documenti digitali è chiaramente un passo nella giusta direzione. Questo è più un argomento emotivo che un chiaro calcolo dei risparmi e la sua efficacia dipende dalla personalità dell’amministratore delegato.  

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Riduzione del rischio di audit e conformità

Al centro della maggior parte dei processi di conformità e audit c’è la necessità di documentare rapidamente chi ha autorizzato il pagamento, cosa è stato autorizzato, quando è stato autorizzato e pagato e perché il pagamento è stato effettuato. Fornire rapidamente questa pista di controllo su larga scala in un mondo cartaceo è al massimo una sfida e la capacità di farlo è un fattore chiave per ridurre i rischi di audit, legali e di conformità.

 

Libera il tempo del personale finanziario per iniziative più strategiche

APQC riferisce che quasi il 75% delle organizzazioni ha avviato iniziative di trasformazione dei processi finanziari, progettate per trasformare i propri dipartimenti finanziari in attori più strategici. Ciò significa che processi finanziari scadenti non hanno solo un impatto sulle operazioni finanziarie, ma hanno un impatto “a catena” in tutta l’organizzazione.

 

AP – e altri processi finanziari – sono fondamentali per la capacità di tutti gli altri di portare a termine il proprio lavoro, comprese le vendite e il servizio clienti

I processi finanziari sono unici in quanto le informazioni e i documenti creati da e che circondano i processi finanziari sono utilizzati in innumerevoli altri processi e dipartimenti, comprese le vendite e il servizio clienti. L’APQC osserva: “La maggior parte delle aziende sta perdendo fino all’1% delle vendite a causa della scarsa pianificazione e del processo decisionale. Perché? I responsabili delle decisioni aziendali interpretano male o scartano l’analisi finanziaria. Le organizzazioni con processi finanziari scadenti hanno in genere un tasso di errore del 3,3% nelle loro previsioni di vendita, rispetto all’1,5% delle organizzazioni all’avanguardia.”

 

L’importanza di una corretta gestione documentale

Le tecnologie di gestione dei documenti possono chiaramente aiutare le organizzazioni ad automatizzare i processi contabili. Ma la gestione dei documenti fa molto di più che fornire semplicemente un luogo e una struttura prevedibili per archiviare i documenti:

• La gestione dei documenti crea una struttura per catturare non solo i documenti, ma anche le informazioni, il più vicino possibile al punto in cui sono state create;
• La gestione dei documenti pone le basi per l’indicizzazione intelligente dei documenti, consentendo di trovare il documento giusto al momento giusto in un processo aziendale o nell’interazione con il cliente;
• La digitalizzazione delle informazioni consente di automatizzare i flussi di lavoro delle informazioni chiave e aumentare l’agilità aziendale.

È questo ruolo e visione espansi che è al centro dell’opportunità che inizia con l’automazione AP.

 

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