DocuWare: integra Teams al tuo software di gestione documentale

Quante volte ti è capitato di inviare o ricevere un file nella chat di Microsoft Teams? 

Oggi Teams non è più un semplice strumento per gestire gli appuntamento o le video call, ma un vero e proprio centro di collaborazione. Inoltre, DocuWare è parte integrante di tutto questo sistema.

In questo articolo vediamo insieme cos’è Microsoft Teams, a cosa serve e come integrarlo a DocuWare, il tuo software di gestione documentale. 

 

Cos’è Microsoft Teams

Microsoft Teams è una suite di collaborazione e comunicazione sviluppata da Microsoft. Offre un’ampia gamma di strumenti per facilitare la comunicazione e la gestione dei progetti all’interno di un’organizzazione. 

Vediamo insieme le sue principali funzionalità:

• Chat di testo: gli utenti possono inviare messaggi di testo uno-a-uno o partecipare a chat di gruppo, facilitando la comunicazione rapida e diretta tra i membri del team;
• Chiamate e videoconferenze: consente di effettuare chiamate vocali e videoconferenze di alta qualità;
• Condivisione di file: gli utenti possono condividere documenti, presentazioni, fogli di calcolo e altri file all’interno dell’ambiente di Teams, semplificando la collaborazione e la revisione dei materiali di progetto;
• Integrazione con Office 365: Microsoft Teams è integrato con la suite Office 365, consentendo un facile accesso e modifica dei documenti di Office direttamente all’interno dell’applicazione;
• Supporto multi-piattaforma: Teams è disponibile per una vasta gamma di sistemi operativi, tra cui Windows, macOS, Android, iOS e Linux;
• Versione gratuita con funzionalità ridotte: Microsoft Teams offre una versione gratuita che permette di sfruttare alcune delle funzioni base della piattaforma senza alcun costo;
• Strumenti di gestione per le aziende: per le grandi aziende sono disponibili strumenti di amministrazione che consentono di gestire gli utenti e le applicazioni all’interno dell’ambiente di Teams, offrendo un maggiore controllo e sicurezza;
• Integrazione con altre applicazioni: Microsoft Teams permette l’integrazione con diverse applicazioni di terze parti, consentendo agli utenti di personalizzare l’esperienza e aggiungere funzionalità aggiuntive in base alle loro esigenze specifiche.

Nell’insieme, Microsoft Teams mira a semplificare e ottimizzare la collaborazione tra i membri del team, indipendentemente dalla loro ubicazione geografica o dal sistema operativo utilizzato, fornendo un ambiente completo per la comunicazione, la condivisione e la gestione dei progetti aziendali.

 

Come funziona Microsoft Teams

Le collaborazioni all’interno di Microsoft Teams si basano su una struttura a due livelli: i “team” e i “canali”. Questi elementi consentono di organizzare le comunicazioni e i contenuti in modo ordinato e flessibile, adattandosi alle esigenze specifiche dell’organizzazione.

 

Team

I team rappresentano il livello più alto di struttura all’interno di Microsoft Teams. Possono essere organizzati in due modi:

• Team statici: ideali per rappresentare divisioni aziendali o uffici specifici all’interno dell’organizzazione, o persino classi in istituti scolastici. Questi team sono costanti e mirano a fornire uno spazio di collaborazione per i membri del gruppo, consentendo una comunicazione e condivisione di contenuti costante nel tempo;
• Team dinamici: formati per lavorare su progetti specifici o obiettivi temporanei, come il lancio di un prodotto o un progetto particolare. Una volta che il progetto è completato, il team può essere sciolto o mantenuto per altre attività future. Inoltre, è possibile creare team privati, ai quali si può accedere solo su invito, per mantenere la riservatezza dei contenuti e delle discussioni all’interno di un gruppo selezionato di persone.

 

Canali

All’interno di ciascun team, è possibile creare diversi “canali”. I canali rappresentano sezioni specifiche all’interno del team, organizzando le conversazioni e i contenuti su argomenti, progetti o task specifici. Questa suddivisione aiuta a mantenere le discussioni ordinate e a facilitare la ricerca di informazioni pertinenti all’interno del team.

I canali possono essere di due tipi:

• Canali standard: sono accessibili a tutti i membri del team, e le comunicazioni all’interno di essi possono coinvolgere tutti i membri. Sono destinati alle conversazioni generali e alle attività che coinvolgono tutti i membri del team;
• Canali privati: riconoscibili dall’icona del lucchetto accanto al nome, questi canali consentono di limitare l’accesso e la partecipazione delle comunicazioni a un gruppo più ristretto di persone all’interno del team. Questa funzionalità è particolarmente utile quando si devono discutere questioni sensibili o riservate che coinvolgono solo un sottoinsieme di membri del team.

In sintesi, la struttura dei “team” e “canali” in Microsoft Teams offre un’organizzazione flessibile e gerarchica per facilitare la collaborazione all’interno dell’azienda, adattandosi alle diverse esigenze di comunicazione e condivisione di contenuti.

A cosa serve Microsoft Teams e perché la tua azienda dovrebbe usarlo 

Microsoft Teams è un potente strumento di collaborazione basato sulla chat che consente alle organizzazioni di lavorare in modo più efficiente e produttivo. È stato lanciato nel 2016 e ha ottenuto un rapido successo, con un notevole aumento del numero di organizzazioni che lo utilizzano in tutto il mondo.

Una delle principali caratteristiche di Teams è la sua capacità di centralizzare le comunicazioni e semplificare i flussi di lavoro. Grazie all’integrazione con Office 365, offre un ambiente di collaborazione completo in cui i membri del team possono condividere informazioni, documenti e risorse attraverso uno spazio comune. Questo elimina la necessità di tornare alle email o cercare informazioni sparse in diverse piattaforme.

I motivi principali per utilizzare Microsoft Teams includono:

• Creazione di team e spazi di lavoro condivisi: Teams consente di creare team dedicati a progetti, reparti o altre divisioni aziendali, fornendo uno spazio dedicato per la collaborazione e la condivisione di contenuti;
• Integrazione con Office 365: grazie alla completa integrazione con altri servizi di Office 365 come Skype, SharePoint, Exchange e Yammer, Teams offre un’esperienza di lavoro coerente e senza soluzione di continuità;
• Chat personale e di gruppo: gli utenti possono comunicare attraverso chat uno-a-uno o in gruppo, semplificando le discussioni e riducendo la dipendenza dalle email;
• Condivisione di documenti e risorse: offre funzionalità avanzate per la condivisione di documenti, file e risorse all’interno dei team, facilitando la collaborazione e l’accesso alle informazioni importanti;
• Integrazione di applicazioni di terze parti: oltre alle funzionalità integrate di Office 365, Teams supporta anche l’integrazione con oltre 150 applicazioni sviluppate da terze parti, consentendo di personalizzare l’esperienza di collaborazione in base alle esigenze specifiche dell’organizzazione.

 

DocuWare e Microsoft Teams: come funziona

Dopo aver visto cos’è e come usare Microsoft Teams e quali sono i vantaggi che apporta alle aziende, non ci resta che vedere come funziona una volta integrato su DocuWare. 

Facciamo un esempio. 

Hai appena ricevuto un messaggio importante da un collega. Si tratta di un effort di ore per il prossimo progetto, per cui dovrai conservare il file Excel all’interno del tuo sistema. A questo punto dovrai semplicemente cliccare sul file con il tasto destro e poi sul pulsante Importa allegati. Scegli l’archivio e poi clicca su Avanti. Inserisci gli indici fondamentali utilizzando la funzionalità One-click Indexing. A questo punto non ti resta che archiviare il documento. 

Con questa e altre funzionalità, DocuWare permette di lavorare in modo agile e ordinato. 

 

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