Three Way Match DocuWare: come visualizzare e richiamare dati da documenti diversi in un click

Nonostante la fatturazione elettronica, quanto tempo impiega la tua azienda per gestire ordini, documenti di trasporto e fatture? 

L’attività di controllo dei documenti per verificarne i dettagli richiede tempo e risorse. 

La buona notizia è che esiste un modo molto più veloce ed efficace. Stiamo parlando della funzionalità Three Way Match di DocuWare. 

Vediamo insieme di che cosa si tratta. 

 

Three Way Match DocuWare: come funziona

DocuWare è in grado di ricevere dallo SDI e visualizzare direttamente nell’interfaccia utente tutte le fatture nel pulsante Attività. 

Facciamo un esempio. 

Devi gestire una nuova fattura. DocuWare ha già effettuato il controllo di congruità delle righe della fattura e degli importi, ma magari vuoi verificare personalmente che sia presente tutta la documentazione. Utilizzando la funzionalità Match Ordine Bolla Fattura, il sistema associa la documentazione in base ai parametri di cui hai bisogno. A questo punto si apre una finestra con tutti i documenti che sono legati alla fattura. 

In questo esempio abbiamo visto il match ordine-bolla-fattura. Tuttavia, con DocuWare puoi gestire i dettagli di tantissimi altri tipi di documenti. 

 

Come DocuWare facilita la sincronizzazione dei dati 

Con DocuWare hai il tuo repository centrale per i documenti. Ricorda però che questi documenti richiedono indici avanzati e metadati! Gran parte di questi dati vengono acquisiti quando i documenti arrivano in DocuWare, mentre altri possono risiedere in database esterni.

DocuWare può recuperare informazioni da un’origine dati, e utilizza tale dataset per creare record al suo interno. Al contrario, le informazioni sull’indice di DocuWare possono essere scritte su record di origini dati esterne. DocuWare funziona infatti con diverse origini dati: un database autonomo, una visualizzazione del database più limitata, un archivio DocuWare o anche un semplice file CSV.

DocuWare utilizza i dati già disponibili all’interno dell’azienda per l’indicizzazione. Questa sincronizzazione automatica dei dati è utile in molte aree, come per esempio:

• Indicizzazione fatture: nel sistema di registrazione viene inserita una fattura con mittente, numero del documento, data e totale. Per archiviare la fattura, DocuWare accede al sistema di registrazione e inserisce le informazioni necessarie;
• Creazione di un nuovo contatto: DocuWare registra la bolla di consegna di un nuovo cliente e quindi ricrea il record per questo cliente in CRM;
• Bolle di consegna restituite: le bolle di consegna firmate dal cliente vengono archiviate, assegnate al processo e indicizzate. In caso di richiesta, tutti i documenti possono essere visualizzati rapidamente;
• Avviso di contratto: se la data di scadenza di un contratto è inferiore a un certo tempo, il contratto viene contrassegnato e visualizzato nell’elenco delle attività del dipendente responsabile;
• Riorganizzazione rapida degli schedari: aggiungi un nuovo campo indice a tutti i documenti o cambia il tipo di documento.

 

Contattaci per ricevere la tua demo gratuita di DocuWare!