Allegati e-mail in formato PDF: come utilizzare al meglio l’indicizzazione automatica di DocuWare

Le fatture sono spesso incluse nelle e-mail come allegati PDF. Quando vengono archiviati in DocuWare, sono indicizzate automaticamente. I contenuti di un PDF, come i numeri dei clienti, gli importi o i codici QR, possono persino essere acquisiti come valori di indice.

Se ricevi e-mail in Outlook con PDF come allegati, puoi utilizzare immediatamente il contenuto di questi documenti per la loro indicizzazione. 

Facciamo un esempio.

Ricevi una fattura via e-mail e la trascini in una cartella di Outlook controllata. L’importazione della posta si avvia quindi automaticamente. Informazioni come importi, società di fatturazione e data vengono trasferite nei campi indice corrispondenti senza alcun intervento manuale. Successivamente, queste informazioni saranno disponibili per le ricerche nel tuo schedario. I codici QR nei PDF possono anche essere letti automaticamente e inseriti come valori di indice.

In questo articolo vediamo come utilizzare al meglio l’indicizzazione automatica di DocuWare.

 

Indicizzazione automatica configurata in pochissimo tempo

Per poter acquisire le informazioni da un file PDF allegato, devi creare prima una configurazione di elaborazione documenti del tipo Cartella (in Configurazione DocuWare > Elaborazione documenti). Qui è possibile definire, tra le altre cose, uno schedario di destinazione e le impostazioni di indicizzazione.

Quindi dovrai passare alla configurazione del negozio pertinente di Connetti a Outlook e selezionare la configurazione di elaborazione dei documenti creata in precedenza nell’area Altre opzioni per le e-mail da Outlook.

 

Assicurati di utilizzare la finestra di dialogo del negozio corretta

Quando si archivia tramite l’elaborazione dei documenti e le configurazioni Connetti a Outlook, è necessario utilizzare la stessa finestra di dialogo di archiviazione. In caso contrario, l’elaborazione dei documenti sovrascriverà l’indicizzazione di Connect to Outlook perché entrambe le configurazioni occuperebbero lo stesso campo.

Ovviamente puoi anche leggere gli allegati alle fatture in formato XML. 

DocuWare Cloud include tutte le funzionalità di cui hai bisogno. Per le installazioni DocuWare locali installate in locale, sono necessarie le licenze per Connect to Outlook, DocuWare Import e Barcodes & Forms.

 

Cosa aspetti? 

Prova tu stesso l’indicizzazione automatica di DocuWare per gli allegati e-mail in formato PDF. 

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