Web Form con DocuWare: best practices

I Web Form DocuWare offrono un modo intuitivo per raccogliere dati accurati. 

Come funzionano?

Un membro del dipartimento richiedente, un dipendente, un cliente o un fornitore che ha le conoscenze per inserire le informazioni corrette, completa il modulo digitale. Il tuo staff riceve un’e-mail quando un modulo è stato inviato. Questo sarà visibile sui flussi di lavoro automatizzati che mettono i dati al lavoro e danno il via alla fase successiva del processo.

I Web Form eliminano:

• tempo impiegato per archiviare e recuperare moduli cartacei;
• inserimento dati manuale;
• la sfida di decifrare la calligrafia disordinata ;
• processi rallentati dalla presenza di moduli presso la scrivania di un dipendente;
• mancanza di visibilità nei processi aziendali;
• difficoltà ad acquisire e condividere efficacemente le informazioni con una forza lavoro mobile/remota.

Scopri come la combinazione di moduli Web e automazione del flusso di lavoro velocizza i processi chiave e aumenta la produttività!

 

Web Form con DocuWare: perché ne hai bisogno nella tua organizzazione

I clienti DocuWare utilizzano moderni moduli web per tutto, dall’onboarding alla gestione dei contratti, fino ai processi degli ordini. 

I moduli DocuWare migliorano l’efficienza di qualsiasi attività aziendale che implichi la raccolta di informazioni da dipendenti, clienti e altre fonti esterne. L’utilizzo di moduli online ha un impatto ancora maggiore se combinato con flussi di lavoro automatizzati e integrazione con applicazioni line-of-business.

Ecco qualche esempio: 

• evasione degli ordini più rapida: in una società di leasing, tutto il personale di vendita porta i tablet quando visita la sede di un cliente. Inseriscono le informazioni di contatto del cliente, la durata del leasing e i prodotti ordinati. Il cliente firma il modulo elettronico. Questa autorizzazione dà il via a un flusso di lavoro che notifica al magazzino che l’attrezzatura deve essere spedita. Il team di vendita non viaggia più avanti e indietro per l’ufficio con le scartoffie. Inoltre, i tempi di consegna dall’ordine alla consegna sono stati ridotti da 2-3 settimane a 4 giorni;
• accesso rapido alle informazioni: il sito Web di un partecipante a un piano pensionistico usa DocuWare Forms per offrire a dipendenti e pensionati un maggiore controllo sulle proprie informazioni personali e ridurre i costi amministrativi. Gli utenti vanno online per iscriversi, modificare i dati del proprio profilo o la banca dove vengono pagate le pensioni. I dipendenti possono ottenere informazioni su quale sarebbe la loro pensione se andassero in pensione oggi o tra cinque anni su richiesta. Quando i dati del modulo digitale vengono modificati, vengono aggiornati anche nel sistema back-end del piano pensionistico.

 

Web Form con DocuWare: best practices

Ora che hai una buona conoscenza dei vantaggi degli eform, ecco alcune best practice per iniziare la tua strada.

 

Non limitarti a riprodurre elettronicamente un modulo cartaceo

Prenditi il ​​tempo per definire completamente le specifiche e gli obiettivi del modulo. Assicurati di sapere quali dati sono necessari, chi sono gli utenti e tutti i processi aziendali legati alle informazioni raccolte dal modulo.

Con un modulo Web puoi ottenere il controllo di qualsiasi processo che richieda l’organizzazione delle informazioni, l’inoltro alle persone giuste e la condivisione dei dati con i sistemi ERP o con altre applicazioni.

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Fornire istruzioni chiare

Spiega lo scopo del modulo in modo semplice e breve. Nessuno vuole perdere tempo a leggere grandi blocchi di testo. 

 

Chiedi solo informazioni che si applicano a ogni passaggio

Fornire il contesto è importante per assicurarsi che gli utenti capiscano perché hai bisogno delle informazioni. Tuttavia, se il modulo è lungo, suddividilo in sezioni in modo che non sia eccessivo.

 

Usa il riempimento automatico ogni volta che puoi

Se hai già raccolto informazioni, precompila questi campi o non mostrarli affatto.

 

Applicare la convalida in tempo reale

Fai sapere agli utenti che hanno commesso un errore durante la compilazione del modulo, non dopo che è stato inviato.

 

Usa le maschere di campo per assicurarti che le informazioni siano inviate nel posto giusto, nel formato giusto

Ad esempio, il campo del numero di telefono può essere impostato in modo che possa contenere solo numeri da 0 a 9 oppure un campo del nome può essere completato solo utilizzando caratteri alfabetici.

 Le maschere di campo aiutano l’utente a compilare correttamente i moduli la prima volta. Il modulo non viene inviato finché gli input non corrispondono alle definizioni della maschera.

 

I campi condizionali sono tuoi amici

L’intelligenza integrata può controllare le azioni e dirigere il completamento dei moduli in base ai dati inseriti da un utente. Ad esempio, se rispondi “sì” a una domanda, il modulo fornisce i relativi dettagli. Se rispondi “no”, i campi condizionali non sembrano ingombrare lo schermo.

 

Acquisire familiarità con le funzioni speciali del software per la creazione di moduli

I pulsanti di opzione, le caselle di controllo, i menu a discesa, gli input del calendario e i caricamenti di file consentono l’acquisizione precisa e sicura delle informazioni. I campi della casella di testo offrono agli utenti la possibilità di fornire risposte aperte.

 

Ottimizza i tuoi moduli per l’uso mobile

Non vuoi che i tuoi utenti debbano pizzicare e scorrere per visualizzare il modulo sugli schermi dei loro smartphone. Il tuo modulo dovrebbe essere reattivo e funzionare correttamente su qualsiasi dispositivo mobile.

 

Utilizza il flusso di lavoro automatizzato per generare promemoria via e-mail ed elenchi di attività 

Puoi avvisare il personale quando un modulo compilato viene inviato loro per la revisione o l’approvazione. I moduli Web strutturano anche i dati, in modo che le informazioni possano avviare un processo aziendale.

 

 

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