6 motivi per cui la tua azienda ha bisogno di un sistema di gestione dei record per HR

Il dipartimento delle risorse umane gestisce un sacco di scartoffie ogni giorno. 

Dalla ricerca di candidati e l’onboarding di nuovi dipendenti, alla governance delle informazioni e alla conformità: il reparto delle risorse umane rappresenta il punto di riferimento per ogni dipendente di un’azienda. Ecco perché è necessario che il tuo team HR sia efficiente e accurato nelle operazioni. 

La digitalizzazione dei documenti fisici e l’automazione dei processi delle risorse umane eliminano le banali pratiche burocratiche e consentono al reparto di concentrarsi sulle proprie competenze chiave e sui problemi critici.

Avere un sistema di gestione dei record delle risorse umane che sia in grado di combinare la digitalizzazione, l’organizzazione e la protezione dei documenti HR critici e dei dati dei dipendenti è fondamentale per la tua azienda. 

 

Ecco perché la tua azienda ha davvero bisogno di un sistema di gestione dei record per HR

Il tuo team delle risorse umane svolge un ruolo fondamentale non solo nell’acquisizione e nella conservazione dei talenti, ma anche nell’efficacia organizzativa complessiva.

I team HR devono creare, approvare, elaborare e archiviare centinaia di documenti ogni giorno, quali: 

• moduli di domanda;
• contratti;
• documenti di politica organizzativa;
• documenti di identificazione dei dipendenti contenenti informazioni personali. 

L’archiviazione e l’elaborazione manuali non sono solo noiose e dispendiose in termini di tempo, ma sono anche soggette a errori. Documenti smarriti, perdita di dati o ritardi nelle approvazioni creano colli di bottiglia nei processi e possono portare a gravi conseguenze se le leggi sulla sicurezza delle informazioni o sulla privacy vengono violate.

Ecco perché i team delle risorse umane che gestiscono documenti critici e record dei dipendenti traggono vantaggio dall’automazione dei processi e dall’implementazione di un solido sistema software di gestione dei record.

Potrebbe interessarti anche l’articolo Come digitalizzare il reparto HR con Docuware.

 

6 motivi per cui la tua azienda ha bisogno di un sistema di gestione dei record per HR

Vediamo adesso i 6 motivi per cui la tua azienda ha assolutamente bisogno di un sistema di gestione dei record per HR. 

Efficiente ricerca di talenti e screening delle candidature

Cercare tra centinaia di curriculum per trovare il candidato giusto è inefficiente e faticoso. Un sistema automatizzato di gestione dei record aiuta il tuo team delle risorse umane a cercare curriculum e candidature in modo rapido.

Un sistema di gestione dei record delle risorse umane compila e organizza le candidature in base a qualifiche, esperienza complessiva e altri fattori, risparmiando tempo e fatica e assicurando che il tuo team delle risorse umane non trascuri un ottimo candidato.  

 

Tieni traccia e aggiorna i progressi sulla formazione dei dipendenti e sulle attività di formazione e sviluppo

Una volta che si dispone di documenti elettronici e di un processo automatizzato di gestione dei record, diventa più facile per le risorse umane monitorare l’avanzamento dei programmi di formazione e inviare aggiornamenti e notifiche ai dipendenti che devono ottenere la certificazione o completare i test obbligatori.

L’automazione delle risorse umane aiuta anche a mantenere i dipendenti informati sulle prossime opportunità di formazione e sviluppo per migliorare le loro competenze.

I flussi di lavoro automatizzati, gli avvisi programmati e le notifiche in tempo reale migliorano l’efficienza, fanno risparmiare tempo e lavoro manuale e migliorano la produttività complessiva dei dipendenti.

 

Semplifica l’onboarding per i nuovi assunti

I nuovi dipendenti trascorrono ore a compilare documenti e ottenere l’accesso IT e altre approvazioni invece di interagire con i colleghi e conoscere i processi e la cultura dell’azienda. Inoltre, i dipendenti che sperimentano un onboarding confuso o incoerente hanno maggiori probabilità di andarsene entro il primo anno. 

Utilizzando i sistemi di automazione delle risorse umane, le aziende possono presentare ai nuovi dipendenti portali self-service in grado di gestire le loro esigenze durante tutto il loro ciclo di vita lavorativo con l’azienda. Ciò include programmi di formazione, richieste di ferie, gestione dei benefici per i dipendenti, richieste di trasferimenti, assenze per malattia o prenotazione delle proprie revisioni delle prestazioni. 

I nuovi dipendenti possono inviare facilmente la documentazione attraverso il portale e ottenere l’accesso degli utenti a importanti policy e regole aziendali, rendendo la loro esperienza di onboarding più agevole e dando loro un senso di controllo sul processo di onboarding.   

 

Rimani conforme alle normative sulla privacy e sulla sicurezza dei dati

Il tuo team delle risorse umane gestisce i record contenenti PII o informazioni di identificazione personale, che sono soggette a rigorose normative governative per la privacy e la governance delle informazioni. 

Quando il tuo team delle risorse umane utilizza un solido sistema di gestione dei documenti (DMS), può facilmente controllare l’accesso alle informazioni sensibili. Funzionalità come l’autenticazione dell’utente, gli accessi sicuri, la protezione tramite password e gli audit trail prevengono le fughe di dati. I programmi automatizzati di conservazione dei record aiutano la tua azienda a rispettare le normative sulla sicurezza delle informazioni e sulla conformità alla privacy.  

 

Non perdere o smarrire mai più un documento!

I documenti cartacei tendono a essere smarriti o archiviati in modo errato. Ma con un DMS elettronico, i file importanti non possono andare perduti. Implementa un DMS con solide funzionalità di indicizzazione dei documenti per garantire una funzionalità di ricerca efficiente. 

Il tuo team delle risorse umane può cercare qualsiasi documento in pochi minuti e non perdere mai le informazioni. Gli audit trail assicurano che nessuno possa eliminare accidentalmente o intenzionalmente i file.  

 

Mantieni al sicuro le informazioni sensibili

Quando il tuo dipartimento delle risorse umane elabora e conserva i dati sensibili dei dipendenti e le informazioni di pagamento per fornitori di terze parti, è importante utilizzare un sistema di gestione dei record con le funzionalità di sicurezza più recenti, come la crittografia dei dati multilivello e l’accesso sicuro al cloud.