Workflow automatizzato per contratti: tutti i vantaggi per gli uffici legali

Perché oggi avere un workflow automatizzato per contratti è così importante per le aziende? 

La contrattazione è senza dubbio il lavoro principale per i team legali aziendali interni. Tuttavia, la maggior parte delle attività – prima e dopo la firma – sono manuali e richiedono molte risorse, portando a un’eventuale interruzione del ciclo di vita del contratto.

Secondo un recente studio, la creazione di contratti, negoziazioni, revisioni e approvazioni richiede oltre il 50% del tempo dell’ufficio legale, escluso il tempo necessario per la gestione e la manutenzione dell’archivio completo dei contratti. Pertanto, l’automazione del processo di gestione dei contratti può produrre enormi vantaggi. 

Continua a leggere per saperne di più! 

 

Workflow automatizzato per contratti: cos’è 

Il workflow automatizzato per contratti si riferisce all’ottimizzazione e all’automazione dei flussi di lavoro del team legale per eliminare gli errori e massimizzare l’efficienza lavorativa complessiva.

I team legali interni ed i dipartimenti simili hanno volumi elevati di lavoro manuale, che spesso portano a carichi di lavoro, pressione e stress maggiori. Tuttavia, con il software di automazione del flusso di lavoro legale, possono risparmiare il tempo e lo sforzo che prima dedicavano ad attività regolari e ripetitive. Ad esempio, possono automatizzare il processo di approvazione del contratto, che prevede l’invio, la revisione, la valutazione e l’approvazione dei contratti.

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Workflow automatizzato per contratti: vantaggi

Il problema legato alla gestione manuale dei contratti è che è costosa, dispendiosa in termini di tempo e rischiosa. Inoltre, possono esserci anche errori di comunicazione, mancanza di controllo della versione, lunghi ritardi e inefficienze nelle revisioni e nelle approvazioni. Dopotutto, i consulenti interni e altri professionisti legali hanno centinaia o migliaia di contratti e documenti correlati da creare, gestire e tenere traccia.

Un workflow automatizzato per contratti aiuta a eliminare tutte queste sfide, contribuendo a un flusso di lavoro contrattuale più rapido ed efficiente. Nel dettaglio, consente di:

• Creare contratti senza problemi;
• Stabilire flussi di lavoro automatizzati;
• Utilizzare modelli di contratto standardizzati;
• Definire gli audit trail;
• Ridurre la ricerca manuale, l’inserimento dei dati, il monitoraggio, la revisione e la creazione di report.

 

Nessun rischio di errori

La mancanza di standardizzazione e modellizzazione nel processo manuale porta alla duplicazione del lavoro e a redigere gli stessi contratti più e più volte. Questo non fa altro che aumentare il rischio di errori. 

Utilizzando una soluzione di gestione dei documenti legali – come DocuWare -, non devi ripetere lo stesso processo, risparmiando tempo e aiutando a evitare errori costosi nella fase iniziale. 

 

Comunicazione più efficace

La comunicazione è parte integrante della generazione e della gestione dei contratti. Tuttavia, il processo manuale non ha un flusso di lavoro chiaramente definito, il che crea problemi di comunicazione sulle approvazioni dei contratti.

D’altra parte, un affidabile software di automazione del flusso di lavoro dei contratti migliora la visibilità e la responsabilità per le attività di approvazione, consentendo la collaborazione e la comunicazione interfunzionali.

Riduce significativamente la quantità di comunicazioni necessarie per coordinare le revisioni interdipartimentali di diverse sezioni contrattuali. Con funzionalità come l’accesso basato sui ruoli, le parti possono facilmente vedere cosa ci si aspetta da loro e quando, riducendo il rischio di ritardi.

 

Prendi decisioni accurate

Un workflow automatizzato per contratti centralizza tutti i passaggi cruciali per la creazione e la gestione dei contratti in un unico posto, consentendo a consulenti legali, paralegali e direttori finanziari di prendere decisioni migliori e più accurate rapidamente.

Dalla creazione e revisione all’approvazione e all’esecuzione, hai tutti gli aspetti relativi alle funzioni legali in un unico posto, che ti consente di gestire comodamente l’ intero ciclo di vita di un contratto attraverso l’automazione del flusso di lavoro.

Il software memorizza tutte le cose relative a un contratto in un repository centralizzato che fornisce una maggiore accessibilità consentendo di impostare i diritti di accesso per proteggere le informazioni riservate e garantire che attività come le approvazioni vengano eseguite solo da persone autorizzate.

 

Mitigare il rischio in modo proattivo

Secondo uno studio del Ponemon Institute, le aziende perdono in media 15 milioni di dollari all’anno sotto forma di mancato guadagno, multe, produttività e altre battute d’arresto dovute a problemi di conformità. Il software di automazione del flusso di lavoro dei contratti è dotato di controlli automatici integrati e misure di salvaguardia per promuovere la mitigazione del rischio.

Facciamo un esempio. 

Utilizzando strumenti di automazione per la creazione di contratti è possibile redigere i propri contratti in conformità con gli standard del settore e le best practice correnti.

Inoltre, puoi programmare attività e impostare avvisi tramite promemoria personalizzabili per tenere te stesso e i tuoi colleghi sempre aggiornati per non perdere mai le scadenze.

 

Sicurezza migliorata

Generalmente i contratti contengono informazioni riservate, il che li rende un facile bersaglio per gli attacchi informatici. Gli uffici legali che utilizzano la posta elettronica per condividere i contratti sono vulnerabili a questi attacchi perché la posta elettronica non è così sicura come sembra.

Contrariamente a come i contratti venivano tradizionalmente condivisi, il software di automazione del flusso di lavoro dei contratti legali consente alle persone autorizzate di accedere e condividere i contratti in un ambiente protetto da crittografia.

Inoltre, archiviare i contratti online è molto più sicuro e protetto rispetto a tenerli sulle scrivanie o in armadietti condivisi in ufficio.

 

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