Smart working: gli strumenti di collaborazione di DocuWare

Che tu stia lavorando in smart working o tornando in ufficio, gli strumenti che facilitano la collaborazione sono un importante investimento per la tua azienda. 

Oggi vogliamo presentarvi l’ultima versione di DocuWare: DocuWare 7.4. Questa versione offre numerosi miglioramenti che si presentano come particolarmente utili nell’ambiente di lavoro post-COVID, che probabilmente offrirà una combinazione di opzioni in ufficio, remote e ibride.

La versione 7.4 si rivolge specificamente alla produttività dei team distribuiti e alla sicurezza di cui ogni azienda ha bisogno. I miglioramenti alle soluzioni preconfigurate basate su cloud consentono un’accelerazione ancora più rapida per i nuovi clienti e una facile espansione per quelli esistenti. 

 

Smart working: i nuovi strumenti di collaborazione di DocuWare 7.4 

La versione di DocuWare 7.4 offre tutta una serie di strumenti di collaborazione perfette per incrementare la produttività in smart working.

 

Collaborazione più semplice

Tenendo conto della crescente necessità di lavoro in smart working, ora i clienti di DocuWare Cloud possono modificare i propri documenti Microsoft Office – Word, Excel e PowerPoint – in Microsoft Office per il Web. Il tutto anche mentre lavorano con i colleghi. 

Questa funzione ha molte applicazioni. Ecco qualche esempio:  

• revisionare i documenti in tempo reale durante una riunione;
• consentire a più dipendenti di aggiornare un elenco interno; 
• apportare modifiche da un dispositivo mobile.

 

Smart working e DocuWare: ricerca documenti semplificata

La ricerca di documenti in DocuWare da altri software aziendali non è mai stata così semplice come con la nuova funzione Highlight Search aggiunta a Smart Connect. Una volta configurato, Highlight Search funziona da qualsiasi applicazione, inclusi CRM, software di contabilità, chat o Microsoft Word. 

Indipendentemente dal programma in cui stai lavorando, è sufficiente evidenziare un termine o un numero e vengono visualizzati tutti i documenti pertinenti.

 

Ottimizzazione dei flussi di lavoro

Con la versione 7.4 di DocuWare è possibile esportare un flusso di lavoro e importarlo in un altro archivio DocuWare. 

Facciamo un esempio.

Utilizzi già un flusso di lavoro nelle risorse umane che potrebbe essere adattato al tuo reparto marketing con alcune modifiche minori. Puoi copiare il flusso di lavoro, trasferirlo nello schedario del reparto marketing e modificarlo sulla base delle tue necessità. Puoi anche duplicare un flusso di lavoro per creare un sistema di test e facilmente convalidarlo prima che sia pubblicato.  

 

Firme elettroniche 

Firme elettroniche avanzate e qualificate garantiscono l’autenticità di importanti documenti aziendali. DocuWare Signature Service trasferisce automaticamente i documenti in un flusso di lavoro di firma a un provider di firme – Validated ID o DocuSign. Gli utenti ricevono un messaggio automatico che li informa quando un documento è disponibile per la firma. 

Se vuoi saperne di più, leggi anche l’articolo Firma digitale remota: che cos’è e come funziona.

 

Scegli più di una soluzione cloud preconfigurata 

Per la prima volta puoi combinare l’utilizzo di diverse soluzioni cloud preconfigurate. L’elaborazione delle fatture, la gestione dei dipendenti e il controllo intelligente dei documenti possono essere utilizzati insieme. Le soluzioni sono disponibili per i nuovi clienti e possono essere importate nei sistemi cloud esistenti della stessa versione. 

Questi pacchetti pronti all’uso sono realizzati con l’esperienza acquisita in 30 anni di esperienza e possono essere implementati in pochi giorni. 

 

Significativo miglioramento della sicurezza 

DocuWare versione 7.4 include un nuovo servizio di identità per DocuWare on-premise e un nuovo provider di identità per DocuWare Cloud. Ciò fornisce la possibilità di applicare il single sign-on per l’accesso sicuro, fornendo un’autenticazione utente più affidabile. Funziona anche per l’app mobile e per le integrazioni URL.  

 

 

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