5 modi in cui le aziende utilizzano il form elettronico DocuWare per migliorare i processi aziendali

Il form elettronico consente di far risparmiare tempo prezioso al personale amministrativo. Inoltre, migliora la precisione e apre nuove possibilità, tra cui la condivisione dei dati con altri software aziendali e l’utilizzo di moduli per avviare un flusso di lavoro automatizzato. 

La logica del form elettronico garantisce che tutti i campi del modulo siano compilati correttamente prima che l’utente faccia clic su Invia. Inoltre, l’esternalizzazione dell’immissione dei dati a ogni persona che compila un modulo riduce significativamente gli errori ed elimina il tempo speso a decifrare una calligrafia disordinata o a rintracciare le informazioni mancanti.

Ci sono molti altri motivi per sostituire moduli cartacei e PDF difficili da gestire con un modulo elettronico. In questo articolo andiamo a vedere 5 modi in cui le aziende utilizzano il form elettronico di DocuWare per migliorare i processi aziendali. 

 

Form elettronico DocuWare: trasforma il tuo modo di raccogliere le informazioni da clienti e colleghi

I form elettronici di DocuWare ti permettono di generare dei PDF con le informazioni inserite dal soggetto che ha risposto alle domande. Questo consente di archiviare, condividere e proteggere le informazioni direttamente nel proprio sistema, senza rischio di perderle o di dover passare molte ore ad aggregarle.

Il sistema DocuWare protegge le informazioni raccolte dagli utenti in un server sicuro e protetto da attacchi esterni. Garantisce all’azienda di non ricevere penali per la mala gestione dei dati sensibili raccolti da clienti o colleghi.

Per diffondere l’immagine del tuo Brand, DocuWare permette di personalizzare stilisticamente il design del form. Non serve un grafico: il customizzatore permette di applicare il proprio stile in pochi secondi.

 

5 modi in cui le aziende utilizzano il form elettronico DocuWare per migliorare i processi aziendali

Per capire come il form elettronico DocuWare migliora i processi aziendali, abbiamo raccolto 5 esempi, tutti diversi tra loro. 

 

Assicurazione: sottoscrizione e quotazione

In precedenza, un modulo cartaceo di più pagine includeva la copertura per la responsabilità delle pratiche di lavoro, la responsabilità fiduciaria, la responsabilità professionale varia e la sicurezza della rete.

Ora, utilizzando il form elettronico DocuWare, sono visualizzate solo le domande pertinenti alla copertura citata dal broker. A seconda delle risposte alle domande iniziali, i candidati rispondono a un massimo di 20 domande o a un minimo di 5. Le informazioni sono archiviate elettronicamente e l’inserimento dei dati da parte dell’azienda viene eliminato.

 

Form elettronico nella produzione: processo di onboarding

Un nuovo dipendente compila un modulo online e i dati popolano un W2, l’iscrizione ai benefit, la richiesta IT e altri moduli di impiego.

Il processo di onboarding include la formazione relativa al settore da completare nelle prime quattro settimane di impiego. Ogni settimana, i nuovi dipendenti ricevono un modulo con collegamenti a corsi online e altre informazioni sui nuovi dipendenti specifiche per quella settimana. Completano i corsi e fanno un test. Il loro punteggio è registrato su un modulo web. Infine, le risorse umane ricevono una notifica sul completamento di ogni incarico settimanale, in modo che possano dare seguito se necessario.

 

Istruzione primaria e secondaria: il form elettronico nel portale dei genitori

Un portale online implementato in questo sistema scolastico consente agli studenti e ai loro genitori di accedere ai registri dei voti, ai registri delle presenze, agli orari e ad altre informazioni. Gli insegnanti inviano anche ai genitori aggiornamenti sui progressi tramite il portale. I genitori utilizzano un modulo web per registrarsi al portale online e ricevono un’e-mail con il nome utente e la password. Le scuole utilizzano anche moduli web per richiedere informazioni o programmare conferenze degli insegnanti.

 

Assistenza sanitaria: fatturazione medica

In uno studio di fatturazione medica che ad esempio gestisce le entrate per 100 medici, il team di follow-up dell’account indaga quando un assicuratore nega un addebito. Se la fattura può essere inviata nuovamente, il team utilizza i moduli DocuWare per documentare la modifica.

DocuWare crea anche un elenco di rettifiche, in modo che la fattura possa essere corretta e spedita nuovamente per il pagamento. Se un addebito deve essere stornato, il gruppo di contabilità clienti compila un modulo aggiuntivo progettato a tale scopo.

 

Form elettronico: come viene usato nel leasing

Tutto il personale di vendita porta i tablet quando visita la sede di un cliente. Inseriscono le informazioni di contatto del cliente, la durata del leasing e i prodotti ordinati. Infine, il cliente firma il modulo online. Questa autorizzazione dà il via a un flusso di lavoro che notifica al magazzino che l’attrezzatura deve essere spedita. Il team di vendita non viaggia più avanti e indietro per l’ufficio con le scartoffie. Questa automazione ha ridotto i tempi di consegna dall’ordine alla consegna da 2-3 settimane a 4 giorni.

 

Aumenta la redditività e migliora la produttività

I clienti DocuWare utilizzano i form elettronici per risolvere i problemi relativi alle informazioni e sfruttare i vantaggi del flusso di lavoro automatizzato. In questo modo, il tuo team aziendale non perderà più tempo a portare documenti cartacei da una scrivania all’altra. Le funzionalità di firma digitale rendono i moduli online ancora più utili fornendo un modo senza contatto per completare i moduli. 

Combinando i moduli elettronici con i flussi di lavoro digitali, puoi avviare attività di follow-up, escalation e avvisi in base al completamento del modulo. Gli usi dei moduli elettronici sono tanto vari quanto le esigenze aziendali. Se i tuoi obiettivi sono l’aumento della redditività e il miglioramento della produttività, allora il form elettronico DocuWare fa per te!

 

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