7 modi per migliorare la gestione delle risorse umane con Docuware

Con i fascicoli digitali del personale, i dipendenti possono accedere ai propri registri in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo, e inviare tutte le loro candidature online. 

Un sistema di gestione dei documenti è l’ideale per amministrare i file digitali del personale. Basta aggiungere uno schedario delle risorse umane a DocuWare per gestire in modo molto più efficiente contenuti quali applicazioni, buste paga, revisioni annuali e richieste di ferie. Puoi anche automatizzare i processi manuali e le attività che richiedono tempo. 

Hai già aggiunto questo incremento di produttività alla tua azienda? 

Ecco 7 idee per portare velocità e trasparenza nella gestione delle risorse umane.

Mantenere i dati del personale 

I file digitali forniscono un accesso flessibile e un’eccellente panoramica dei dati e dei documenti dei dipendenti. Sono memorizzati sotto ogni rispettivo numero di personale e indicizzati utilizzando valori come nome, tipo di documento, oggetto e data.

I diritti di accesso vengono utilizzati per controllare chi è autorizzato a vedere o modificare quali informazioni. Se è necessario modificare i dati sensibili del personale come indirizzo, coordinate bancarie o assicurazione sanitaria, i dipendenti possono farlo da soli tramite un apposito modulo online e le risorse umane confermano solo le modifiche. 

 

Distribuire le buste paga

Stampi buste paga e poi devi piegarle, metterle in buste e persino spedirle per posta? 

Dì addio a questo divoratore di tempo e denaro: passa a un flusso di lavoro digitale! 

Puoi continuare a creare le tue buste paga con qualsiasi programma di buste paga. DocuWare li memorizza in un file personale digitale, senza alcun intervento da parte tua. I dipendenti vengono avvisati automaticamente e possono accedere immediatamente alla loro busta paga tramite un link protetto da password. Funziona anche se gestisci il tuo libro paga esternamente.

 

Organizza le offerte di lavoro

Vuoi coprire i posti vacanti il ​​più rapidamente possibile?

Un processo strutturato che integra le risorse umane con i dipartimenti specializzati e distribuisce i compiti è di grande aiuto. Ad esempio, i manager possono inviare i requisiti per una nuova posizione alle risorse umane con un modulo online, in modo che la nuova posizione possa essere rapidamente aggiunta a una pagina delle carriere online. 

 

Assumere nuovi membri del team

Puoi anche coordinare gli appuntamenti per i colloqui e altri processi interni con flussi di lavoro digitali, che semplificano i rifiuti e preparano in modo ottimale le conclusioni dei contratti. I follow-up forniscono un feedback rapido e impediscono che importanti decisioni del personale siano in ritardo. 

Dopotutto, la gestione delle applicazioni digitali è molto di più che fornire risposte automatiche alle e-mail.

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Coordinare le attività di onboarding

Controlla digitalmente le attività di onboarding in modo che tutto, dalle scrivanie agli account e-mail, sia pronto per i nuovi membri del team. Tutto ciò che deve essere fatto e ordinato viene rapidamente definito con pochi clic in un modulo online e distribuito all’IT e agli acquisti attraverso flussi di lavoro digitali. 

In questo modo è possibile snellire anche le attività amministrative relative a un cambio di reparto o all’offboarding.

 

Gestire le assenze 

Che si tratti di ferie, malattia o congedo parentale, i dipendenti possono comodamente registrare le assenze tramite l’applicazione online. I manager e le risorse umane li approvano con pochi clic. 

In questo modo, tutti i membri del team possono tenere traccia di tutto, vengono automaticamente avvisati delle assenze e possono pianificare di conseguenza appuntamenti e progetti.

 

Garantire la conformità

Le risorse umane sono un’area altamente sensibile, per cui la protezione dei dati è una priorità assoluta. Questo difficile compito può essere reso molto più semplice limitando l’accesso ai documenti attraverso ruoli e profili di autorizzazione o eliminando automaticamente i documenti dei dipendenti dopo la fine del loro periodo di conservazione. 

Puoi anche utilizzare processi digitali per assicurarti che tutti i membri del team siano palesemente consapevoli degli obiettivi di conformità della tua azienda.