6 sfide per implementare software gestione documentale: come superarle

Indipendentemente dal fatto che la tua azienda stia pianificando di passare al digitale, tentando di tagliare i costi o cercando di implementare software gestione documentale, puoi trovarti davanti alcune importanti sfide se la tua iniziativa DMS non è stata attentamente pianificata. Per evitare ciò, dovresti innanzitutto: 

• comprendere le tue esigenze; 
• scegliere una soluzione che soddisfi tali esigenze;
• mappare il processo di implementazione; 
• testare e implementare il nuovo sistema.

Un’implementazione senza intoppi è entusiasmante, in quanto offre le funzionalità necessarie e crea processi automatizzati che favoriscono l’efficienza, la produttività e il ROI. Tuttavia, le implementazioni che non sono ben ponderate ostacolano il buy-in e riducono la possibilità che il team utilizzi correttamente la nuova tecnologia.

In questo articolo vediamo 6 sfide per implementare software di gestione documentale, come si presentano e come superarle. 

• Implementare software gestione documentale: mancata definizione dell’ambito corretto

Un ambito mal definito è un grosso problema che può far perdere slancio al tuo progetto. Significa capire cosa vuoi includere e talvolta, cosa altrettanto importante, di ciò che si intende mettere da parte o eliminare del tutto. L’ambito si riferisce a quali documenti verranno importati e classificati nel software gestione documentale, quali dipartimenti lo utilizzano e quali dei loro processi saranno automatizzati.

Se non definisci l’ambito del tuo progetto, tutti i soggetti coinvolti faranno le proprie ipotesi e queste non saranno le stesse. Quindi, mentre si potrebbe pensare che il servizio clienti sarà gestito nel DMS, il team legale non sarà incluso nella prima fase per implementare software gestione documentale. Qualcun altro potrebbe presumere che i documenti legali faranno parte dell’implementazione iniziale. Quando inizi a configurare i flussi di lavoro, una comprensione divergente dell’ambito del loro utilizzo può portare a problemi significativi.

• Non valutare accuratamente i flussi di lavoro correnti prima di crearne di nuovi

Le aziende possono aspettarsi che i processi automatizzati saranno un’immagine speculare dei loro attuali processi manuali. In realtà, le modalità di lavoro esistenti sono solo un punto di partenza. A volte questi processi non sono nemmeno ben documentati o molti dipendenti utilizzano soluzioni alternative informali. Ecco perché è importante coinvolgere esperti in materia che abbiano familiarità con le routine quotidiane e siano in grado di mappare accuratamente i processi correnti.

Collabora con loro per capire esattamente come funzionano oggi i processi e i flussi di lavoro, identificare i passaggi chiave, i colli di bottiglia e le difficoltà del team. Successivamente, fai un brainstorming su come questi processi possono essere migliorati. 

• Implementare software gestione documentale: scegliere una soluzione che potrebbe non soddisfare le esigenze aziendali future

Il passaggio dagli IT locali ai servizi cloud on demand è stata la storia tecnologica degli ultimi dieci anni. I servizi in abbonamento sono spese operative, non spese in conto capitale, e vengono acquisiti solo quando l’azienda ne ha bisogno e la pianificazione del budget può essere eseguita di conseguenza.

Non commettere l’errore di scegliere una soluzione perfettamente in linea con le tue attuali esigenze aziendali senza considerare la crescita futura! È importante comprendere i tuoi obiettivi aziendali in modo da poter scegliere un sistema che possa crescere con te. È qui che il passaggio al cloud offre un netto vantaggio.

I servizi basati su cloud sono ideali per ogni tipo di attività, sia che si aspettino una domanda crescente e fluttuante o una domanda elevata e costante. È facile aumentare la capacità e aggiungere funzionalità rapidamente. Puoi iniziare in piccolo e scalare in base alle esigenze della tua attività. La tua azienda può anche sfruttare al meglio le risorse IT interne. I servizi cloud liberano il reparto IT della responsabilità di gestire gli aggiornamenti del sistema, applicare patch di sicurezza e affrontare nuovi problemi di sicurezza informatica, in modo che possano concentrarsi su progetti strategici.

• Passare dai test alla pubblicazione troppo in fretta

Capire quando interrompere i test può essere una grande sfida perché richiede una comunicazione chiara e la piena collaborazione tra: 

• leadership aziendale; 
• IT; 
• reparti che vengono automatizzati; 
• fornitore.

A seconda del progetto, implementare software gestione documentale dovrebbe iniziare con la creazione di un sistema di test o avvenire in più fasi. I test sono un ottimo modo per evitare sorprese, che potrebbero causare interruzioni dell’attività in seguito. Le esecuzioni di test consentono di risolvere i problemi in sospeso e dimostrare i progressi nelle riunioni di revisione periodiche.

• Sviluppo di politiche e procedure rigorose con aggiornamenti programmati

Prenditi il ​​tempo per creare registrazioni scritte di politiche e procedure complete e documentazione tecnica dettagliata. Includi le scelte di progettazione e le impostazioni di configurazione del sistema. Ciò aiuterà i dipendenti attuali e nuovi a conoscere il sistema e a risolvere i problemi. Torna a queste politiche e procedure almeno una volta l’anno per assicurarti che siano aggiornate man mano che i tuoi processi aziendali si evolvono.

• Implementare software gestione documentale: non ottenere il consenso degli utenti finali

Se i dipendenti a tutti i livelli non accettano il nuovo sistema e credono che non avrà un impatto positivo, è probabile che il morale e la produttività ne risentano. In genere, uno dei maggiori ostacoli al buy-in è la mancanza di comunicazione. Quando i dipendenti non sanno cosa sta succedendo o perché si stanno verificando dei cambiamenti, possono temere l’ignoto e aggrapparsi strettamente ai processi con cui hanno familiarità. Comunica regolarmente ed essere pronti a spiegare in modo completo i vantaggi dei nuovi processi.

Ad esempio, se prima il recupero dei documenti richiedeva una visita all’archivio e la ricerca fisica e ora il recupero è istantaneo, il valore del processo automatizzato è ovvio. Aiuta i dipendenti a vedere come l’automazione semplificherà il loro lavoro, aprendo la strada alla tua grande trasformazione digitale.

 

Una volta capito dove ti trovi e dove vorresti essere, sei sulla buona strada per evitare problemi che possono rendere impossibile implementare software gestione documentale.