5 modi in cui la gestione documentale riduce i costi operativi

Una buona gestione documentale dei documenti digitali (ECM) tende a ridurre le ore di lavoro e i costi automatizzando i flussi di lavoro ed eliminando le lunghe attività manuali.

Nella ricerca sul ROI che studia i vantaggi in termini di costi dell’investimento nella gestione dei documenti, Nucleus Research ha riscontrato rendimenti abbastanza alti nelle piccole e medie imprese (PMI) che adottano una buona gestione documentale. Il loro rapporto rivela i principali vantaggi e le migliori pratiche per le PMI per iniziare a risparmiare su ogni euro che investono e recuperare il tempo dei dipendenti. 

Se pensi che questo non sia possibile, in questo articolo troverai 5 modi in cui la gestione documentale riduce i costi operativi. 

Gestione documentale: una panoramica

Prima di vedere più nel dettaglio i 5 modi in cui la gestione documentale riduce i costi operativi, è necessario dare una definizione di gestione documentale.

L’Agenzia per l’Italia digitale – AgID – fornisce la seguente definizione:

“La gestione documentale dei procedimenti amministrativi garantisce la corretta amministrazione dei documenti dalla produzione alla conservazione.” 

Questa definizione fa espressamente riferimento ai procedimenti amministrativi, ma il concetto viene applicato anche al settore privato, in cui sono presenti documenti che devono essere prodotti e quindi archiviati.

In estrema sintesi, la gestione documentale dovrebbe svolgere questi tre grandi compiti: 

• Creazione dei documenti;
• Condivisione dei documenti;
• Conservazione dei documenti.

Inoltre, ecco invece quali sono i principali vantaggi della gestione documentale: 

• Inalterabilità dei documenti; 
• Disponibilità dei documenti; 
• Riduzione dei costi. 

5 modi in cui la gestione documentale riduce i costi operativi

Dopo aver fatto una breve panoramica sulla gestione documentale, procediamo la nostra analisi indicando i 5 modi in cui questa riduce i costi operativi. 

1. Costi di stoccaggio

Il passaggio dai processi cartacei alla gestione digitale dei documenti vuol dire che non è più necessario pagare per archiviare e conservare copie cartacee dei documenti aziendali all’interno o all’esterno della sede.

2. Costi di copia e stampa

La gestione digitale dei documenti elimina la necessità di stampare e archiviare documenti cartacei. Inoltre, nell’ambiente di lavoro remoto odierno – i file digitali possono essere condivisi in modo sicuro e istantaneo – questo è ciò di cui tutti abbiamo bisogno. Insomma, non sono assolutamente più necessarie copie stampate.

Con un sistema di gestione dei documenti, tutto, dalla corrispondenza e dalle e-mail alle fatture e ai contratti, è archiviato in formato digitale. Una copia aggiornata di questi documenti elettronici è archiviata nel repository centralizzato del sistema, dove è disponibile per tutti gli utenti autorizzati. Il controllo della versione garantisce che tutti lavorino su un unico documento aggiornato. 

Il risultato? 

I tuoi dipendenti risparmiano tempo e la tua azienda risparmia denaro su stampa, forniture e attrezzature.

3. Tempo del personale

Con un sistema di gestione documentale, i dipendenti dedicano meno tempo all’archiviazione, al recupero e alla condivisione di documenti. Le attività che richiedevano minuti o ore con un sistema cartaceo manuale, con un sistema di gestione dei documenti digitale richiedono pochi secondi. 

Facciamo un esempio. 

In questo modo vi è un enorme vantaggio per i dipartimenti delle risorse umane, che possono anche: 

• semplificare il reclutamento;
• automatizzare tutte le attività di onboarding; 
• proteggere i file dei dipendenti in un repository crittografato per soddisfare i requisiti normativi e di privacy; 
• monitorare le loro tempistiche di valutazione delle prestazioni. 

Il personale delle risorse umane può anche eliminare l’acquisizione di dati ridondanti utilizzando moduli Web per acquisire i dati dei dipendenti.  

Se vuoi approfondire il tema della digitalizzazione nel settore HR, ti consigliamo di leggere questo articolo su Digitalizzazione workflow nel settore HR: fascicolo dipendente e processo di assunzione.

4. Costi dei processi aziendali

I flussi di lavoro automatizzati semplificano i processi aziendali in contabilità, vendite, servizio clienti, risorse umane e altri dipartimenti. Inoltre, l’utilizzo di un sistema di gestione del flusso di lavoro ottimizzato porta a una riscossione più rapida dei pagamenti, costi di acquisto inferiori, maggiore soddisfazione dei clienti e maggiore fidelizzazione dei dipendenti.

5. Costi di sicurezza e ripristino di emergenza

Il backup dei tuoi documenti è un gioco da ragazzi quando utilizzi soluzioni basate su cloud. I sistemi di gestione dei documenti come DocuWare Cloud proteggono le informazioni business-critical con la crittografia dei documenti e delle comunicazioni, realizzano una separazione dei dati dei clienti dai dati di sistema e realizzano un’archiviazione sicura dei dati. Più istanze di ridondanza dei dati per garantire che i dati possano essere ripristinati anche se il sistema attivo non è più disponibile. Anche gli utenti mobili hanno accesso sicuro ai dati necessari. Inoltre, con solide funzionalità di registrazione e analisi, le organizzazioni hanno un registro di chi ha avuto accesso, ha modificato o rimosso un documento e quando.

Analizza bene questi 5 modi in cui la gestione documentale riduce i costi operativi. C’è una grande opportunità per migliorare i profitti e implementare processi efficienti per garantire che la tua azienda sia agile e reattiva al mutevole ambiente aziendale.

 

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