4 miti da sfatare sulla firma elettronica

Ad oggi la firma elettronica rappresenta uno degli strumenti digitali fondamentali in ogni tipo di azienda. Con la firma elettronica si possono autenticare facilmente i documenti, sostituendo l’apposizione di sigilli, timbri e contrassegni.

Quindi, perché con così tanti vantaggi un’azienda non dovrebbe cogliere al volo l’opportunità di adottare processi di firma elettronica? 

Recenti dati dimostrano come molte persone – e aziende – siano ancora titubanti a causa di miti sulla tecnologia. In questo articolo vogliamo sfatare 4 miti sulla firma elettronica. 

Iniziamo! 

 

La firma elettronica è così difficile da usare? 

Molte persone affermano che il più grande ostacolo all’uso delle firme elettroniche è il timore di un’interruzione dell’attività a causa di una ripida curva di apprendimento.

Tuttavia, le persone che utilizzano la firma elettronica lo fanno semplicemente con un laptop. Se riesci ad accedere al tuo conto bancario online, puoi facilmente imparare a utilizzare gli strumenti di firma elettronica. Per non parlare di tutti coloro che utilizzano semplicemente uno smartphone o un tablet. Pertanto, gli strumenti di firma digitale sono facili da usare come qualsiasi altra app. Anche l’installazione e la configurazione del software di firma elettronica è abbastanza semplice.

Inoltre, firmando all’interno dei flussi di lavoro riduci al minimo il tempo e gli sforzi che i tuoi dipendenti spendono, accelerando al contempo interi processi.

Leggi anche il nostro articolo Firma elettronica: tipologie e applicazione con casi pratici.

 

La firma elettronica non aumenta la vulnerabilità della sicurezza informatica

Un altro dei miti da sfatare che riguardano la firma elettronica è legato al problema della sicurezza informatica. Questo perché le firme su carta e penna sono ciò a cui siamo abituati, quindi molte persone credono di essere più sicure. Le firme digitali, d’altro canto, passano attraverso Internet, aprendo potenzialmente la porta ad attacchi informatici e violazioni dei dati.

In realtà, le firme elettroniche sono così sicure che sono utilizzate per elaborare informazioni riservate come i dati dei pazienti, informazioni bancarie e divulgazioni legali.

La Cybersecurity & Infrastructure Security Agency rileva che l’uso di prodotti di firma digitale di terze parti di qualità, come quelli offerti da DocuWare, protegge le informazioni e salvaguarda i processi di firma. Le firme cloud, come quelle fornite da DocuWare Signature Service, rendono la sicurezza ancora più semplice. 

Mentre in passato le aziende potevano creare firme elettroniche qualificate solo se l’hardware necessario era presente e sotto il loro controllo, oggi il dispositivo per la creazione di firme sicure (SSCD) può trovarsi presso un TSP. Il processo di firma avviene in moduli di sicurezza hardware (HSM), che il provider di servizi di firma opera in un’infrastruttura di server cloud sicura.

 

La tecnologia della firma elettronica riesce a tenere il passo con i cambiamenti dei requisiti legali o di conformità? 

Per molte aziende la modifica dei requisiti legali – o la non conformità – è stata una preoccupazione che ha impedito loro di implementare completamente le firme elettroniche. 

Numerosi aggiornamenti, nonché nuove leggi e best practice continuano a essere rivisti per stare al passo con la conformità più recente e le normative del settore. Se si esaminano più da vicino possiamo vedere come le firme elettroniche siano utilizzate in molti settori, inclusi campi altamente regolamentati come l’assistenza sanitaria, dove le firme digitali possono prevenire le frodi nell’uso delle prescrizioni e l’alterazione delle cartelle cliniche. Ma anche nel settore della finanza, dove le firme digitali sono implementate per gli audit, contratti, note spese e contratti di mutuo.

DocuWare collabora con la tua azienda per aiutarti a comprendere le tue esigenze di conformità e garantire che la tua soluzione di gestione dei documenti sia in linea con tali requisiti. Oltre alla nostra profonda conoscenza delle soluzioni di firma elettronica, DocuWare ha ottenuto la certificazione System and Organization Controls SOC 2, Type 2. Ciò significa che i nostri sistemi e le nostre procedure sono stati valutati da un revisore indipendente e soddisfano rigorosi standard di sicurezza, disponibilità, integrità dei processi, riservatezza e privacy.

 

La firma elettronica aumenta il rischio di utilizzo non autorizzato? 

Il quarto mito da sfatare riguarda le firme non autorizzate. Questo è assolutamente un malinteso poiché le persone pensano che qualcuno possa semplicemente aprire un dispositivo e firmare qualcosa per qualcun altro. In realtà, è molto più probabile imbattersi in una firma non autorizzata con processi di carta e penna!

Facciamo un esempio. 

Invii un documento per posta da firmare. Non sei lì, a guardare oltre le spalle di chi l’ha firmata. Inoltre, potresti non avere una copia della firma autorizzata o qualcuno in grado di confrontarla con la nuova firma per verifica.