4 best practice per l’automazione dei workflow documentali

Oggi avere una corretta gestione documentale rappresenta sicuramente un valore aggiunto per qualsiasi azienda, indipendentemente dal settore in cui opera. Questo perché avere una corretta gestione documentale è sinonimo di aumento dell’efficienza dei processi aziendali e riduzione degli sprechi – di tempo, denaro e risorse. Per ogni azienda diventa quindi fondamentale sfruttare al meglio questo tipo di strumento, imparare ad utilizzarlo nel modo corretto e sfruttare appieno le sue potenzialità. In questo articolo vedremo quanto sia importante dotarsi di un workflow efficiente e come automatizzarlo attraverso Docuware, uno dei software per la gestione documentale più potenti sul mercato. 

Iniziamo!

 

Gestione dei flussi documentali: l’importanza di un workflow efficiente

In ambito lavorativo il workflow tende ad indicare uno o più modelli o schemi che:

• Definiscono le modalità in cui un’attività deve essere portata avanti – come ad esempio il numero di passaggi per giungere dalla materia prima al prodotto finito;
• Possono essere sia replicati che adattati in varie situazioni.

Il concetto di workflow è quindi idoneo ad essere applicato ai contesti più disparati. Si passa dalla fornitura di servizi, alla condivisione e all’elaborazione di documenti ed informazioni. 

Andando più nello specifico, il workflow documentale rappresenta una procedura prestabilita e condivisa. Va ad indicare come portare avanti tutte le fasi che rientrano nella gestione documentale, quali:

• Produzione
• Autenticazione
• Protocollazione
• Modifica
• Condivisione
• Conservazione;
• Cancellazione (eventuale)

Quindi, un workflow documentale è una procedura standardizzata con cui un certo documento può essere acquisito, creato, firmato, protocollato, modificato ed infine archiviato. Utilizzare workflow documentali consente a qualsiasi tipo di azienda di seguire l’intero ciclo di vita di un documento in modo assolutamente efficiente.

A causa degli stingenti requisiti normativi, la complessità della gestione documentale è aumentata. Le procedure di gestione e l’evoluzione del mercato hanno reso l’utilizzo di un workflow per ottimizzare i processi aziendali una prassi necessaria e consolidata. Oggi è quindi un modello organizzativo essenziale per poter monitorare e ottimizzare le performance e rendere più efficiente l’uso delle risorse.

Inoltre, la mole di documenti che ogni giorno un’azienda è costretta a gestire è sempre più sostanziosa. I processi approvativi che ne conseguono comportano un grande dispendio sia di tempo che di risorse. Per questo motivo devi fare affidamento ad uno schema automatizzato di workflow documentale. I vantaggi che ne derivano sono molti:  

• Velocizzare i flussi di lavoro;
• Eliminare le pile di carta in ufficio;
• Automatizzare le operazioni ripetitive.  

Tutto questo ci fa capire come implementare workflow documentali all’interno dell’azienda sia un’operazione centrale per incrementare il proprio business. 

Vediamo adesso in che modo DocuWare riesce ad automatizzare il tuo workflow aziendale.  

 

Automatizzare il workflow aziendale con Docuware

I flussi di lavoro generalmente diventano sempre più complicati mano a mano che l’azienda cresce. Ecco che allora si rende necessario andare ad automatizzare i propri flussi documentali, al fine di poter snellire e semplificare qualsiasi tipo di processo. 

DocuWare permette tutto questo, consentendo alle aziende di poter progettare flussi di lavoro unici, tesi a migliorare la raccolta e l’analisi dei dati. 

Vediamo allora quali sono le 4 best practice per automatizzare i tuoi workflow documentali nella tua azienda. 

 

1. Pianifica e ottimizza i processi con DocuWare Process Planner 

Il primo passo per automatizzare i tuoi processi aziendali è rappresentato dal disegnare il flusso. Per fare questo è possibile affidarsi al cosiddetto process planner, che grazie ad uno schema a blocchi permette di disegnare il flusso. 

Facciamo un esempio.

All’interno dell’azienda c’è la necessità di predisporre un sistema di approvazione fatture per centro di costo. Tra le varie tappe da seguire ci saranno sicuramente l’ingresso della fattura, lo spacchettamento e la validazione finale. Grazie proprio a questo tipo di schema a blocchi è possibile disegnare il rispettivo flusso, che verrà successivamente convertito in un workflow all’interno del software. 

La regola principale è che se vuoi pianificare e ottimizzare i tuoi processi, è importante prima visualizzarli. Con DocuWare Process Planner è possibile progettare rapidamente i processi e il flusso di lavoro.

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2. Importa automaticamente i tuoi documenti 

Un altro passaggio fondamentale per automatizzare il tuo workflow documentale è quello di utilizzare l’importazione automatica dei documenti. Puoi infatti utilizzare l’importazione automatica per inviare i documenti a una cartella monitorata, all’interno della quale possono poi essere archiviati automaticamente e correttamente. Questa operazione risulta essere particolarmente utile quando si utilizzano scanner di rete o software ERP che creano numerosi documenti in formato PDF. 

L’importazione automatizzata è indicata soprattutto per le aziende che elaborano grandi volumi di documenti. Questa operazione consente di snellire in modo significativo l’intero processo di gestione dei documenti. 

 

3. Sfrutta i vantaggi dell’Intelligenza Artificiale 

I modelli di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) sono uno strumento molto utile, ma presentano contemporaneamente alcuni limiti.DocuWare Intelligent Indexing è un software di gestione documentale avanzato. Esso utilizza l’intelligenza artificiale per elaborare automaticamente i documenti quando i campi di dati come numeri di fattura si trovano in punti diversi del documento. 

L’algoritmo di Intelligenza artificiale di cui DocuWare riesce a recuperare gli indici che si vogliono importare direttamente all’interno del documento stesso. I segnali semaforici indicano il grado di affidabilità di DocuWare nel riconoscimento dei vari campi. Non solo, ma il sistema autoapprende, quindi più usi DocuWare più il sistema diventa veloce e preciso. 

 

4. Rendi sempre accessibili i documenti grazie al cloud

Il cloud rappresenta uno spazio di archiviazione messo a disposizione degli utenti su una rete. La sua particolarità è che questa memoria non è direttamente presente sul dispositivo dell’utente. Essa si trova su uno o più server esterni, avvalendosi quindi dei cosiddetti ambienti cloud . Essi costituiscono la principale differenza con un software di gestione documentale. 

Le aziende hanno la possibilità di scegliere tra tre tipologie di cloud storage: pubblico, privato, ibrido. In ogni caso, affinché il cloud sia del tutto funzionale, tutte le tecnologie che lo compongono – quali la  virtualizzazione, la gestione e l’automazione – devono integrarsi in modo efficace. 

Proprio per questa sua caratteristica, attraverso il cloud è quindi possibile rendere disponibile in ogni momento e in ogni luogo qualsiasi documento. Questa è un’operazione indispensabile per semplificare qualsiasi tipo di processo aziendale. 

Infine, ricorda sempre che archiviare i tuoi documenti in DocuWare vuol dire anche proteggere tutte le informazioni sensibili su clienti, fornitori, colleghi, in un unico posto sicuro e a norma di GDPR. DocuWare soddisfa i massimi standard in termini di cyber security e rispetto della normativa sulla conservazione dei dati sensibili.

 

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