3 integrazioni di DocuWare per migliorare l’efficienza aziendale

A molti l’espressione “integrazione software” evoca l’immagine di un programmatore IT che beve una tazza dopo l’altra di caffè mentre si accovaccia per scrivere un codice complesso. 

Ma alcune integrazioni DocuWare si discostano da questi requisiti fondamentali. Semplici integrazioni come quelle descritte in questo articolo non implicano la programmazione e hanno un grande impatto positivo sulla tua attività. 

Continua a leggere per scoprire 3 facili integrazioni di DocuWare per migliorare l’efficienza aziendale!

 

Visualizza i documenti da altri software aziendali

DocuWare Smart Connect legge i termini direttamente dall’interfaccia di qualsiasi applicazione e li utilizza per cercare i documenti associati nel repository DocuWare. Con un solo clic, puoi visualizzare ordini di vendita, fatture, contratti, e-mail, curriculum e qualsiasi altro documento relativo a un progetto, transazione o registro dei dipendenti senza uscire dall’applicazione in cui stai lavorando. 

Facciamo un esempio. 

Se fai parte del team delle risorse umane e lavori nel tuo sistema di gestione stipendi, puoi utilizzare Smart Connect per elaborare i record delle buste paga in modo più efficiente. È possibile fare riferimento alle e-mail archiviate in DocuWare e inviate da un dipendente per confermare i dettagli che incidono sulla sua busta paga. 

Capacità chiave:

• Collega senza problemi qualsiasi software a DocuWare;
• Stabilisce una connessione sicura e affidabile;
• Elimina le ricerche manuali e il passaggio da un’applicazione all’altra;
• Non richiede programmazione.

 

Gestione della posta elettronica personalizzata per il tuo modo di lavorare

Con Connect to Outlook o Connect to Mail, che gestisce le e-mail da altri client webmail, puoi archiviare in modo sicuro le e-mail in entrata e in uscita attivando automaticamente nuove attività del flusso di lavoro. 

Le visualizzazioni di ricerca utilizzate di frequente sono incorporate direttamente nella posta in arrivo per la produttività su schermo singolo. Puoi configurare questi moduli di gestione della posta elettronica in base al tuo modo di lavorare. Ad esempio, puoi specificare se un’e-mail deve essere salvata insieme ai suoi allegati o decidere che verranno archiviati solo gli allegati.

Capacità chiave:

• Memorizza le email con un clic del mouse o le archivia automaticamente;
• Avvia una ricerca e visualizza i risultati direttamente da Outlook o altri client di posta elettronica;
• Consente di trattare la posta elettronica come qualsiasi altro documento aziendale per garantire la conformità alle normative;
• Rende disponibili i messaggi di posta elettronica e gli allegati archiviati ai membri del team autorizzati;
• Elimina duplicati e messaggi standard privi di significato, se necessario.

 

Sfrutta l’automazione

DocuWare Autoindex archivia i documenti utilizzando criteri di indicizzazione e i termini di ricerca dell’altro software aziendale dell’organizzazione. Prende questi dati e li utilizza per popolare i campi dell’indice e archiviare automaticamente i documenti.

Puoi utilizzare questo strumento per acquisire, indicizzare e archiviare i documenti in arrivo o per modificare i campi dell’indice nei documenti che hai già archiviato. Autoindex può anche importare metadati e parole di ricerca dagli altri sistemi per un risparmio di tempo ancora maggiore. 

I nuovi termini dell’indice possono essere estratti da origini dati esterne, come il software ERP o di contabilità, oppure da file in DocuWare. Al contrario, le informazioni sull’indice di DocuWare possono essere scritte su record esterni. L’indicizzazione automatica viene avviata manualmente o in base a una pianificazione impostata.

Capacità chiave:

• Automatizza l’indicizzazione ed elimina i processi manuali;
• Garantisce l’acquisizione dei dati senza errori;
• Consente una facile condivisione dei dati con altre soluzioni per eliminare i processi ridondanti;
• Assicura che le informazioni siano coerenti su più database.

 

Adesso non ti resta che testare tu stesso la potenza di DocuWare!

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