10 termini di DocuWare da conoscere

Lavorare con il software di gestione documentale DocuWare può sembrare complicato all’inizio, soprattutto se non si è familiari con il gergo specifico del software. Tuttavia, comprendere alcuni termini chiave può semplificare notevolmente l’approccio e migliorare l’efficacia nella gestione dei documenti. 

In questo articolo, esploreremo dieci termini fondamentali che ti aiuteranno a orientarti meglio all’interno di DocuWare. 

Dall’archivio al visualizzatore, questi concetti essenziali ti permetteranno di utilizzare il software con maggiore sicurezza e competenza, facilitando il lavoro quotidiano e garantendo una gestione più fluida e organizzata dei tuoi documenti.

Archivio
Un archivio, o file cabinet, è una memoria digitale dove i documenti vengono conservati insieme ai loro termini di indice. Per visualizzare un documento, si effettuano ricerche e si recuperano i documenti dall’archivio. Il termine archiviazione si riferisce comunemente anche al processo di memorizzazione dei documenti in un file cabinet.

Client
Si lavora con DocuWare in un browser come Edge, Chrome o Firefox, conosciuto come DocuWare Client. Qui puoi visualizzare i documenti, vedere una panoramica delle tue attività e liste, e personalizzare il tuo profilo personale.

Configurazione
Quasi tutto ciò che avviene in DocuWare si basa su una configurazione predefinita. Ad esempio, l’importazione automatica stabilisce quali documenti devono essere importati, in quale file cabinet devono essere conservati, come devono essere nominati e indicizzati. Anche i file cabinet, le autorizzazioni e le liste si basano su configurazioni. Le funzionalità configurabili dagli impiegati dipendono dalle loro autorizzazioni.

DocuWare
“DocuWare” viene spesso usato come sinonimo di “archivio”. Salvare in DocuWare significa importare un documento, indicizzarlo e conservarlo in modo sicuro e a prova di audit. DocuWare può anche funzionare quasi invisibilmente all’interno di un’altra applicazione, ad esempio quando le email vengono importate automaticamente da Outlook.

Indice
Per trovare e recuperare comodamente un documento da un archivio, è consigliabile indicizzare il documento durante la sua archiviazione, utilizzando termini ricavati dal contenuto del documento insieme a informazioni sul responsabile dell’archiviazione e sul tipo di documento.

Lista
Nel DocuWare Client, accanto ai dialoghi di ricerca/archiviazione e al visualizzatore, è possibile vedere le liste. Una lista mostra i documenti in attesa di essere elaborati, evidenziati con un colore speciale.

Autorizzazioni
Se un dipendente non può accedere a una funzione, spesso la causa è la mancanza di autorizzazioni. Documenti, utenti e configurazioni sono protetti da un complesso sistema di autorizzazioni. In caso di dubbi, chiedi al tuo amministratore di DocuWare.

Timbro
Come il timbro su carta, puoi anche apporre un timbro DocuWare su un documento, ad esempio per approvare una fattura nella tua lista. I timbri sono disponibili nel visualizzatore.

Cassetto
Un cassetto documenti è simile alla vecchia casella in entrata dei documenti sulla scrivania. Qui i documenti vengono raccolti prima di essere archiviati in un file cabinet. Nel cassetto, i documenti possono essere ordinati, pinzati e modificati, tra le altre cose.

Visualizzatore
Il visualizzatore, utilizzato per visualizzare i documenti, fa parte del DocuWare Client. Oltre ai timbri, nel visualizzatore sono disponibili molti altri strumenti, come l’indicizzazione con un clic, i commenti, lo zoom e molto altro ancora.