Archiviazione documenti sicura: 4 elementi chiave

L’archiviazione documenti sicura rappresenta una delle misure di sicurezza fondamentali per qualsiasi tipo di azienda. 

Questa tende a proteggere documenti e dati aiutando l’azienda a diventare un ufficio paperless, ad organizzare e archiviare documenti, a soddisfare standard di conformità specifici e mantenere la continuità aziendale attraverso backup attivi.

In questo articolo vediamo più da vicino quali sono i 4 elementi chiave per un’archiviazione documenti sicura. 

Continua a leggere per saperne di più!

Quali sono i 4 elementi chiave per un’archiviazione documenti sicura

Vediamo insieme quali sono i 4 elementi chiave dell’archiviazione documenti sicura. 

Crittografia e diritti di accesso

Il primo elemento chiave dell’archiviazione documenti sicura è costituito da tutta una serie di fattori, quali:

• Traffico dati: durante il trasferimento dei dati dovrebbe essere utilizzato il protocollo HTTPS più sicuro, e non HTTP;
• Autenticazione: tutti i dipendenti dovrebbero essere in grado di accedere ai propri documenti con un nome utente e una password univoci;
• Controllo degli accessi: dovrebbero essere possibili più livelli di accesso in base a ruoli lavorativi, gruppi specifici e reparti;
• Crittografia: tutti i dati devono essere protetti secondo uno dei metodi di crittografia dati più sicuri, quale la crittografia (AES) a 256 bit.

Sovranità e separazione dei dati

La sovranità dei dati non è soltanto una mera e semplice scelta, ma costituisce anche una vera e propria necessità. Inoltre, la separazione dei dati garantisce che i dati dei clienti rimangano sempre privati.

In sostanza: 

• Sovranità dei dati: mantenere i dati entro i confini del luogo in cui opera un’azienda è fondamentale per molte organizzazioni. A loro volta, i fornitori di servizi cloud devono assicurarsi che i dati e i backup rimangano all’interno di quei confini che generalmente proteggono le informazioni dei clienti;
• Separazione dei dati: i dati ed i documenti dei clienti devono essere completamente separati dai dati di sistema del software di archiviazione dei documenti.

Ridondanza e protezione antivirus

La ridondanza e la protezione antivirus vanno a salvaguardare i dati e garantiscono la continuità aziendale.

In particolare: 

• Ridondanza dei dati: più istanze di ridondanza dei dati assicurano che i dati possano essere ripristinati anche se il sistema attivo non è più disponibile. I dati devono essere archiviati con backup in due diverse regioni per la ridondanza geografica;
• Protezione da malware: l’archiviazione sicura dei documenti richiede funzionalità integrate per proteggere dati e documenti dal malware.

Integrità e controllo

Integrità del documento vuol dire semplicemente che un documento rimane intatto. Per dimostrare l’integrità di un documento è assolutamente necessario:

• Registrazione delle modifiche: una soluzione di archiviazione sicura dei documenti deve registrare ogni accesso e modifica ai documenti al fine di creare una cronologia completa dei documenti stessi per la preparazione dell’audit;
• Gestione delle versioni: una corretta gestione delle versioni assicura rapido accesso alle modifiche del documento. Inoltre, garantisce che tu stia modificando soltanto la versione del documento più recente. Infine, puoi sempre accedere al documento intero originale per scopi di controllo;
• Firme elettroniche: la soluzione di archiviazione dovrebbe essere in grado di firmare elettronicamente i documenti in modo sicuro, ad esempio aggiungendo un certificato digitale.

Come DocuWare garantisce l’archiviazione sicura dei tuoi documenti 

L’archiviazione sicura dei documenti può offrire molti vantaggi, ma per essere efficace deve soddisfare particolari standard di protezione e sicurezza. Come abbiamo visto, questi standard toccano più aspetti: dalla corretta crittografia e ridondanza dei dati alla separazione dei dati, fino ad arrivare all’integrità dei documenti.

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